Cumprir prazos e entregar campanhas e projetos de marketing digital com qualidade é um grande desafio. Quais fatores que prejudicam a produtividade? Encontre os gargalos e aplique soluções práticas para acelerar equipes de marketing.

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Qual é a raiz do problema da produtividade

“Não conseguimos cumprir os prazos. O profissional está sobrecarregado.”

Qual é o pensamento mais comum diante deste cenário? Normalmente é pensar em como melhorar a produção, pensar em novas metodologias, profissionais experientes, tecnologia, etc.

Mas você já se perguntou por que está criando 10 posts e não 4? Por que está dando a mesma importância para todos produtos e públicos?

Uma grande quantidade de posts e campanhas não tem relação direta com mais resultado. Aliás, criando menos, é possível ter mais qualidade, ampliar o alcance (patrocinado) e ainda aprimorar o processo de otimização.

Este, é só um exemplo onde o esforço já cairia pela metade, mas há outras possibilidades para reduzir volume, como reaproveitamento de campanhas anteriores e dar atenção aos produtos e públicos mais relevantes.

Em resumo, o problema em muitos casos está na “estratégia”. O que nos leva a entender que nem sempre a produtividade é o problema.

Poucos enxergam isso, e acabam focando na operação, aplicando metodologias, ferramentas e até mesmo ampliando a equipe para atender demandas superdimensionadas. E este é um ciclo vicioso, uma vez atendendo a este volume, a tendência é surgir estratégias ainda mais robustas.

Mas claro, sempre é possível melhorar a eficiência operacional, seja o trabalho em equipe ou a capacidade individual de cada profissional.

Quais os pilares de produtividade na produção

É possível melhorar sempre. Como dito acima, é importante identificar a raiz do problema e agir sobre o pilar mais fraco e depois, ir para o próximo. Assim, o ciclo de planejar, medir, agir e melhorar (PDCA) se repete.

• Conhecimento
• Processos
• Colaboração
• Tecnologia
• Templates e ativos

Checklist para melhorar a produtividade

Esta lista está em ordem de relevância, seguindo o critério de custo benefício. Trabalhe um passo de cada vez e acompanhe a evolução.

Estratégia

O primeiro item para equilibrar a capacidade vs demanda, não tem relação com a melhora de produtividade. Mas é fundamental estar no checklist pois é o principal ponto a ser resolvido.

A estratégia define os objetivos e as táticas para alcançar através de um plano. Neste momento nasce a lista do que precisa ser feito, inclusive indicações de volume, formatos, etc.

Como o marketing digital ainda é novo e não tem protocolos muito claros, cada analista define a estratégia de um jeito. E é aí que nasce o problema, na tentativa de fazer o melhor, muitos planos se tornam complexos, com muitas táticas e publicações.

Para atingir o mesmo objetivo um plano pode definir 5 criações ou até mesmo 50. E então, será que a produtividade vai resolver esta diferença? Certamente não.

Um dos problemas comuns é focar em estratégias orgânicas, que na maioria dos casos não funcionam. Em estratégias profissionais com mídia patrocinada, poucos criativos vão promover grande alcance.

Por exemplo, um post orgânico alcança 100 pessoas, enquanto um patrocinado é limitado pelo orçamento. Pode alcançar 5 mil ou 500 mil. A diferença é muito impactante no resultado e na complexidade de criação, onde o orgânico sobrecarrega o time com baixa ou nenhuma chance de sucesso.

Então, aplique o princípio de fazer mais com menos, ou seja, buscar mais alcance e resultado com menos criativos.

Sugiro a leitura destes artigos para complementar a compreensão deste tópico tão relevante.

• Como fazer a Gestão de Marketing Digital
• Como fazer um Plano de Campanhas de Marketing Digital

Gestão enxuta

O desafio do gestor é fazer mais com menos. É ajudar a equipe a chegar mais longe e remover ruídos.

Por outro lado, o excesso de gestores compromete o ROI (retorno do investimento). Por isso, no dia a dia as equipes precisam ser auto gerenciáveis. Cada um precisa conhecer o seu papel.

Gestor que atua na improdutividade da equipe, analisando falhas e cobrando esforço extra não agregam valor. Isso pode ser necessário em alguns momentos, mas deve ser temporário. Esta situação é uma típica falha da gestão, e não o papel dela em si.

O bom gestor:

• Define estratégias.
• Remove obstáculos.
• Estabelece critérios de priorização.
• Fornece tecnologia, processos e capacitação.
• Por fim, forma líderes para serem seus sucessores e parte para desafios ainda maiores.

A proporção enxuta de líderes para liderados é uma balança fundamental na produtividade.

Templates e modelos

Invista os melhores recursos para criar artefatos que possam acelerar criações. Onde a criação possa partir de algo semi pronto e com máxima qualidade, pois evoluiu ao longo do tempo. Ao invés de ter 100% de esforço criado do zero, pode-se investir 10% por vez, para personalizar o conteúdo e design, com base na marca do cliente e no tema da campanha. Além disso, entregar muito mais qualidade e não tornar cada demanda um novo teste.

Crie templates próprios de landing pages, anúncios, conteúdos, relatórios de performance. Utilize ferramentas que ofereçam modelos fáceis de adaptar e evite começar do zero uma criação. Por isso, opte por bancos de imagens, temas e ativos gráficos, vídeos e áudio de qualidade.

Padrões da marca

Tenha o manual da marca atualizado com padrões de visual e verbal, padrão de imagens, modelos de anúncios, filtros e grafismo.

Garanta que a equipe tem acesso e está utilizando os padrões. Evite desperdícios em reprovações e retrabalho em ativos da marca, como imagens, fontes, tom de voz. Além disso, a padronização aumenta a qualidade das produções e a qualidade da marca.

Reutilização

Sempre que possível opte por criativos atemporais. Normalmente o orçamento é inferior ao público, e criações de campanhas passadas podem continuar em veiculação por meses ou até anos. Além disso, a repetição é positiva na lembrança de marca e convencimento. Reaproveita o que deu mais resultado, e se necessário, faça pequenas evoluções.

Capacitação

O processo de tentativa e erro não consome apenas o orçamento de pessoas e mídia, faz com que a empresa perca tempo e espaço de mercado, muitas vezes irrecuperáveis. O investimento (tempo e financeiro) em treinamentos eficazes promove retorno rápido. Não se acomode com a situação atual, saia da zona de conforto.

Processos e metodologias

Conheça as metodologias em destaque no mercado e aplique. Não é necessário mudanças radicais, comece aos poucos com o que parece mais coerente para a sua realidade.

Data-driven

Aponte horas com ferramentas que permitam analisar os dados estruturados na ótica do marketing digital. Entenda o esforço por pessoa, mídia, cliente, campanha, projeto, etc.

Analise estes dados, crie teses de melhoria, coloque em prática e repita o ciclo. Não desista, e quando possível, faça pequenas mudanças, para entender onde foi o ganho.

Tecnologia

Ferramentas adequadas são aderentes aos melhores processos, e ainda guiam as equipes para fazer melhor. Não se acomode com soluções ultrapassadas.

Invista tempo em testes, provas de conceito e mergulhe fundo para fazer o melhor após contratar uma ferramenta. Não há milagres, um avião só voa com um piloto treinado, em contrapartida, ultrapassa os limites. Enfim, existe ferramentas melhores e piores, mas se esforçar para utilizar da melhor forma é fundamental.

Colaboração

Como um time em qualquer esporte, o desempenho individual ajuda, mas é o time que ganha o campeonato. O sucesso na colaboração entre os profissionais cria os times vencedores. Isto inclui inclusive o cliente.

Diversas iniciativas vão contribuir, para melhorar o trabalho em equipe: gestão, ferramentas, processos, capacitação e gestão são fatores chaves para aprimorar a colaboração.

Escopo delimitado

Defina um limite de esforço e prazo para as entregas. Oriente seu time a produzir o que for possível neste tempo, o resto fica para uma próxima fase. Exceções devem ser alinhadas pontualmente. Não adianta entregar uma Ferrari se o orçamento é para um carro popular.

Balanceamento

Transfira demandas com menor valor agregado para profissionais menos experientes. Garanta que todos estão com volume similar de trabalho. Problemas vão ocorrer sempre, mas equipes colaborativas conversam e ajustam rapidamente esta situação, antes que ocorra um atraso ou que um coordenador precise identificar e apontar as falhas.

Melhorei a estratégia e a produtividade, mas não foi suficiente

Enfim, se depois de todas ações acima repetidamente não resolver, talvez seja a hora de contratar para aumentar a equipe ou substituir recursos ineficientes.

Trace o perfil ideal do profissional em relação as habilidades técnicas (hard skills) e comportamentais (soft skills). Invista no recrutamento e seleção, pois não há nada mais caro que trazer um profissional errado, passar meses capacitando, para então descobrir que falhou na contratação.

Conclusão

Começar antes não significa terminar primeiro. Analisar, medir e identificar os pontos críticos é o fator crucial para melhorar a produtividade. A estratégia é o ponto de partida, se estiver errada, mesmo com o processo produtivo mais eficiente não resolverá o problema. Para melhorar a produção confira vários itens, siga uma ordem de prioridade. Faça pequenas mudanças de cada vez para entender o impacto da alteração.

Evite desperdícios produzindo campanhas volumosas e complexas. Menos é mais: mais qualidade, mais atenção, mais ROI e mais aprendizado.

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