Como priorizar tarefas no marketing digital

Ínicio Como fazer Como priorizar tarefas no marketing digital

A gestão e priorização de tarefas no marketing digital não são aderentes aos métodos comuns. São necessários modelos inteligentes e automatizados.

O fluxo de trabalho é dinâmico e colaborativo. Uma tarefa possui várias etapas e costuma passar por vários profissionais. Há tarefas rápidas, como aprovação ou retornos para pequenos ajustes. O fluxo nem sempre é linear. Este cenário exige alternativas inteligentes e automatizadas. Entenda os desafios e conheça um método para cumprir prazos e ser mais produtivo.

Gerenciar e priorizar demandas é uma das principais dúvidas dos gestores de equipes de marketing digital. Perdi a conta de quantas vezes já debati este assunto.

O que fazer primeiro?

Como confrontar a capacidade versus a demanda da minha equipe?

Quem está sem atividade ou sobrecarregado?

Como lidar com os casos urgentes?

Estive presente por muitos anos em empresas de TI, por isso, conheço as metodologias de gestão de demanda e planejamento da capacidade mais utilizadas. Seria óbvio e fácil aplicar no marketing, afinal, existem soluções e métodos prontos.

O problema é que, estas técnicas não funcionam no marketing digital. Criar painéis de “workload” (carga de trabalho) e tentar encaixar as demandas para a equipe manualmente é inviável. A dinâmica do marketing tem diversos elementos que inviabilizam os métodos conhecidos.

É um ambiente mais ágil e dinâmico, pois envolvem mais profissionais mais etapas para concluir uma entrega. Durante o dia cada profissional recebe diversas tarefas, que dependem de outros profissionais. Inclusive o cliente final participa com frequência, em briefings e aprovações, onde os gestores não têm autoridade direta para cobrar prazos.

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Quais os desafios na gestão de demandas de marketing

O contexto é similar em equipes de marketing digital de diferentes portes e nichos de atuação:

No digital, uma tarefa passa por várias etapas (briefing, redação, design, revisão, aprovação, publicação, etc;)
O tempo de cada etapa pode variar muito. Em geral são curtas, abaixo de 1 hora. Algumas tarefas podem levar menos de 5 minutos, como uma revisão, por exemplo. A exceção fica por conta de construção ou grandes criações, como sites e marcas, por exemplo;
O fato da carga de trabalho para execução ser baixa em muitos casos, não significa que a tarefa inteira se resolve rápido. Enquanto uma etapa leva 10 minutos para ser executada, é comum a próxima etapa ficar 1 dia em espera até o próximo executor. Por exemplo: um post para redes sociais pode consumir 4 horas total de trabalho, mas pode levar em média 7 dias para ser concluída;
O fluxo nem sempre é linear: é comum voltar etapas, e por mais de uma vez, como no caso de revisões e aprovações. Então o fluxo reinicia. Em outros casos também é possível avançar etapas, quando se identifica por exemplo que algo já estava pronto. Por exemplo, o texto já foi enviado pronto no briefing, a etapa de redação pode ser ignorada.

Este cenário torna os métodos tradicionais incompatíveis

Exemplo: um profissional inicia o dia com 3 tarefas, mas no final do dia executa 15, pois outras tarefas surgem de execução de etapas anteriores, e até mesmo retorno de etapas posteriores;
Como há muitos envolvidos em várias tarefas, não há como saber o que ocorrerá no fluxo de trabalho do dia, ainda mais na próxima semana ou mês;
Um atraso ou uma reprovação impacta todas as pessoas no fluxo. Mesmo que existisse formas para recalcular o impacto, os ajustes ocorreriam a todo momento, e aquela previsão inicial seria perdida.

Comparando o desenvolvimento de software com marketing digital, já que muitas técnicas de agilidade e ferramentas vieram desta ciência, as tarefas em TI são de maior duração e envolvem menos pessoas no fluxo. O processo de manutenção de software é o que mais se assemelha ao marketing digital, e este também segue conceitos mais ágeis e voltamos a seguir listas priorizadas.

Como priorizar tarefas e gerenciar demandas no marketing

Nem tudo está perdido, pois o fato de não ser como em outras áreas, não significa que é impossível gerenciar. É apenas diferente e precisa de outros métodos.

Existem uma solução ágil e que funciona perfeitamente para o marketing digital. E o melhor, exige menor esforço de gestão que outros métodos. Já apliquei este modelo em centenas de equipes, e depois de iniciar a utilização a satisfação e os resultados são incríveis.

Denominei este conceito de “PAT – Priorização Ágil de Tarefas no marketing digital”. Mas pode chamar como quiser, e adaptá-lo a sua realidade. Personalizar é comum e necessário para qualquer metodologia.

De forma simples, o método mantém a fila organizada por data de entrega e prioridade da tarefa. Cada profissional trabalha naquilo que precisa ser entregue antes e tem maior urgência. Assim, evita-se estoque de itens feitos e não concluídos, pois o que começou segue sem interrupção até ser concluído. Por exemplo, ao invés de 50 atividades pela metade, este método teria 20 prontas, 18 em andamento, e 12 não iniciadas.

A Priorização Ágil de Tarefas (PAT) funciona da seguinte forma:

Uma tarefa é composta por diversas etapas: conceito, briefing, redação, criação, aprovação etc. Saiba mais sobre Workflow;

A tarefa inicia o mais próximo possível da sua entrega, ou seja, a primeira etapa tem a data calculada de trás para frente. Assim, as tarefas com maior risco de entrega são executadas antes para garantir o prazo. Por exemplo, se a entrega é para dia 30 e leva 12 dias em média, a tarefa iniciará dia 18;
Ao criar uma tarefa deve-se definir este tempo estimado, que já deve estar mapeado de acordo com o tipo que está sendo feito. Claro, estes tempos devem ter uma margem de segurança e serrem revistos sempre que possível com base na realidade;
Uma tarefa tem duas datas principais: entrega final e entrega da etapa corrente. Ao finalizar uma etapa, a tarefa vai para o próximo iniciar no mesmo dia ou no dia seguinte conforme o prazo que ainda resta e a prioridade;
O campo prioridade é informado manualmente, pelo gestor, por quem abriu a tarefa ou por qualquer membro da equipe. Mas este campo é um peso a mais em conjunto com as datas, não decide sozinho o que deve ser feito antes. É o critério de desempate de tarefas com mesma data. Pode ser baixa, média, alta ou urgente, e ainda tem uma escala dentro de cada faixa.
Vale lembrar que é comum a tarefa retornar para etapas anteriores, neste caso, segue a mesma regra descrita acima. Isto não significa atraso, já que o tempo médio previsto para concluir a tarefa tem prazo de segurança;
Depois que iniciou, a tarefa não para até ser concluída. Assim, menos tarefas disputam a agenda e evita-se estoque de serviço aplicado, que apenas geram itens semiacabados;
O que é mais importante está em execução e as demais demandas aguardam até a vez de iniciarem;
Caso esteja sem demandas para o dia, o profissional puxa a tarefa do dia seguinte que será a primeira de sua lista;

Classificação automática da lista de tarefas

Cada executor da equipe deve seguir sua lista de tarefas, que sempre está priorizada de forma automática.

A visão inicial mostra as tarefas agrupadas pela situação em que a etapa se encontra: Atrasada, Hoje, Amanhã, Próximos 7 dias …
Também é possível agrupar por outros critérios, como Workspace, Etapa, Data de entrega, Executor, etc.

Dentro do grupo as tarefas são classificadas na seguinte ordem:

Data da etapa
Prioridade
Data de entrega

Ah, mas não deveria ser considerada a prioridade antes? A tarefa pode ser mais importante, mas não precisa ser adiantada.

O conceito é concluir antes o que está mais atrasado para o executor. Caso duas tarefas estejam na mesma situação, vale a prioridade. E ainda havendo empate, vale a data de entrega da tarefa.

De forma natural, tarefas com entrega atrasadas tendem a ter etapa atrasada também. E neste caso, a prioridade deve desempatar.

Mas estas datas não são manuais, são automáticas. O campo prioridade é definida manualmente a qualquer momento.

A classificação pode ser alterada pelo executor, caso se sinta confortável por decidir a ordenação ideal. Basta clicar na respectiva coluna para reordenar. Por exemplo, vou entregar o que é mais prioritário sem olhar o restante.

Conclusão de etapa e sequência do fluxo de trabalho

Como atribuir a data da próxima etapa quando a tarefa?

Quando alguém conclui a etapa, por exemplo, a redação, a próxima etapa recebe a data com a seguinte lógica:

Tarefa é urgente ou está atrasada?
- Sim: então a próxima etapa inicia no mesmo dia.
- Não: se o horário corrente for antes das 14:00, inicia no mesmo dia. Caso contrário, no dia seguinte.

Desta forma, o fluxo tem menos fricção, e novas tarefas só entram para o dia for realmente importante ou viável.

Vale lembrar que esta lógica é um facilitador, após a sugestão automática pode ser alterado manualmente.

Qual é o papel do gestor da equipe

No método PAT (priorização ágil de tarefas) o gestor não se preocupa em analisar as atividades individuais da equipe no dia a dia. Inclusive, conforme já citado anteriormente, é impossível prever as tarefas que vão passar por cada membro da equipe.

O líder passa a atuar em:

Estratégia, processos e templates;
Definir parâmetros de tempos e fluxos de trabalho;
Capacitação e avaliação da equipe;
Desvios e casos urgentes, onde pode acompanhar de perto e forçar a prioridade;
Analisar as entregas importantes para os próximos dias;
Controle de qualidade, normalmente por amostragem.

Como tratar a sobrecarga da equipe

O PAT (priorização ágil de tarefas no marketing digital) vai colocar em pauta o que precisa ser entregue primeiro. Portanto, se começar ocorrer atrasos frequentes, é um sinal claro de que a equipe não consegue atender a demanda prevista. Caso isso se repita por várias semanas, é provável que não vai regularizar enquanto ainda existir o mesmo volume de demanda.

Então, o gestor deve tomar ações antes de pensar em contratação. Segue lista de ideias, em ordem de prioridade:

Revisar a estratégia e reduzir o volume de criações;

Já pensou que poderia ter mais resultado criando 4 posts ao invés de 10? Sim, isso mesmo, quantidade não tem relação com a performance. Criando menos é possível ter mais qualidade, ter alcance mais amplo e ainda facilita a otimização. Este é só um exemplo onde o esforço já cairia pela metade, mas há outras possibilidades para reduzir volume, como reaproveitamento de campanhas anteriores e dar atenção aos produtos e públicos mais relevantes.

Criação de templates para acelerar etapas;
Reutilização de materiais já criados;
Capacitação dos profissionais;
Adoção de novas metodologias de trabalho.
Contratação de ferramentas que auxiliem a produtividade;
Definição de limites de escopo, controlar o excesso de criativos e criatividade;
Transferir demandas com menor valor agregado para profissionais menos experientes;

Se tudo isso já tiver sido explorado, então pode ser a hora de:

Transformar outro profissional em multidisciplinar;
Contratar um terceiro para repassar demandas eventuais;
Por fim, não havendo solução, é hora de contratar um novo profissional e aumentar o custo fixo da equipe.

Conclusão

O marketing digital tem particularidades na gestão de tarefas, e os métodos de TI não são tão aderentes. São muitas tarefas, etapas e pessoas envolvidas. O conceito padrão de analisar a capacidade VS demanda com soluções de “Workload” não funciona. Os fluxos nem sempre são lineares, e não há como prever as tarefas que vão chegar durante o dia. Muito menos estimar com precisão etapas que duram minutos ou poucas horas.

O fluxo deve funcionar com auxílio de ferramentas, e os gestores devem apenas atuar na estratégia e desvios. Não há como acompanhar o dia a dia de cada profissional da equipe.

A sobrecarga deve ser acompanhada, e há várias ações viáveis antes de contratar e aumentar os custos fixos.

O eKyte é uma plataforma de gestão de marketing digital que aplica o método PAT (priorização ágil de tarefas), e os resultados validados na prática por milhares de profissionais que utilizam a plataforma comprova sua eficácia.