Como usar o Timesheet no Marketing Digital para aumentar produtividade

Apontar horas no Marketing Digital é o ponto de partida para gerar indicadores de produtividade a fim de permitir a tomada de decisões baseadas em dados.

Ser Data-Driven Marketing, ou seja, tomar decisões com dados ao invés de emoção, é um dos pilares das equipes de alto desempenho.

Este método de registrar as horas trabalhadas é conhecido pelo termo em inglês Timesheet.

Índice

Quais os benefícios de usar Timesheet no Marketing Digital

Existe vários benefícios na gestão de tempo e produtividade no Marketing Digital, que justificam a adoção do apontamento de horas. Em geral o objetivo é se tornar mais eficiente e elevar o ROI no marketing.

Confira as principais vantagens:

Garantir as entregas

O apontamento de horas em tempo real promove visibilidade para os gestores:

Entenderem o saldo a realizar e o risco de entrega;
Redistribuir tarefas entre os profissionais conforme prioridade;
Renegociar prazos antes que o atraso ocorra.

Evoluir a estratégia

A estratégia define os objetivos e o que precisa ser feito. Porém, muitas vezes é possível garantir os mesmos resultados com menor esforço de produção. Com indicadores precisos, os analistas podem repensar as entregas conforme a viabilidade. Por exemplo:

Trocar um criativo complexo como um vídeo por outro mais simples;
Criar menos conteúdos e aumentar o público para aproveitá-los mais;
Utilizar menos canais de marketing e centralizar o orçamento neles.

Este tipo de decisão necessita de dados precisos do apontamento de horas.

Aprimorar o planejamento

O planejamento coloca uma estratégia em prática, e define quem serão os executores e quando cada etapa será feita. Os dados do Timesheet permitem:

Entender os profissionais mais indicados para cada tarefa e etapa;
Definir datas mais precisas para o cronograma;
Aplicar margens de segurança para evitar atrasos.

Aumentar a produtividade

Como fazer mais com menos? Este é o desafio constante de qualquer equipe de marketing. Com dados é possível definir:

Distribuir tarefas conforme habilidades;
Aprimorar os processos para reduzir ruídos;
Treinamentos necessários e personalizados;
Promover o aprendizado colaborativo entre os profissionais.

Como usar o Timesheet no Marketing Digital

Para potencializar todas as vantagens há citadas, é imprescindível ter uma solução robusta como aliada. Desta forma, usar uma plataforma de gestão de Marketing como o eKyte potencializa os resultados em relação às planilhas de Timesheet e métodos analógicos.

Quais são os tipos de apontamento de horas no Marketing Digital

Ao implementar o modelo Timesheet no Marketing Digital, é possível – e crucial – adequá-lo às necessidades da empresa. Existem três tipos de apontamento de horas que podem ser utilizados:

Tempo real: o apontamento é iniciado em conjunto com a execuação da tarefa. Ao concluir a tarefa, o apontamento é parado e o apontamento registrado. É o método mais eficaz, pois permite que os gestores saibam o que está acontecendo em tempo real.

Após conclusão tarefa: ao finalizar a tarefa, cria-se o registro de apontamento. Facilita o ajuste para eventuais situações que podem ter ocorrido e consumido tempo que não era da atividade, como aquele cafezinho ou espiada nas redes sociais.

Diário: o profissional faz um controle paralelo e, ao final do dia ou no início do dia posterior, faz os registros de apontamento de horas. Funciona quando a precisão em minutos não é tão relevante ou as tarefas são mais longas.

Como incentivar o apontamento de horas no Marketing Digital

Este é um ponto sensível, tendo em vista que muitas equipes fracassam na aplicação do Timesheet devido à resistência dos profissionais. Algumas pessoas simplesmente esquecem de apontar, enquanto outros podem ter receio de serem fiscalizados.

Para engajar a equipe no apontamento é fundamental convencê-los dos benefícios. Mostre a como é definda a estratégia, planejamento e como os gestores acompanham a produção.

Além disso, é necessário acompanhar os apontamentos desde o início e questionar as omissões ou falhas. bÉ um processo de educação, que exige didática e paciência.

Por fim, quem não se enquadra no modelo pode ter algo a esconder ou sofre de desorganização crônica, precisando ser analisado com cautela. O que fazer nestes casos extremos é uma decisão de cada cultura organizacional.

Como analisar indicadores de produtividade

O apontamento de horas gera uma grande massa de dados. Quando mais detalhes cada registro possuir no Timesheet, mais rica será a análise. As informações mais importantes no Timesheet do Marketing Digital são:

Cliente;
Campanha;
Projeto;
Tipo de Tarefa;
Tarefa ou ticket de atendimento;
Canal de marketing;
Formato da mídia;
Executor;
Data e hora;

Desta forma, ter uma camada de de relatórios inteligentes e até mesmo ferramentas de BI permite o entendimento de quais atividades consomem mais recursos. Além disso, é possível comparar o desempenho de profissionais para ações que melhorem o desempenho da equipe.

Exemplo de consulta de apontamento de horas extraída do eKyte Data-Driven Marketing, onde é possível visualizar os dados pelas variações descritas acima:

Como usar o apontamento de horas para calcular o preço do serviço

O apontamento de horas trabalhadas por tarefa permite mensurar o custo de cada tarefa e é uma ferramenta imprescindível para a precificação de cada serviço oferecido ao mercado.

Para fazer este cálculo deve-se multiplicar as horas de trabalho pelo valor cobrado por hora. Não se pode esquecer de somar custos indiretos como a assinatura de ferramentas que são utilizadas para a execução da tarefa. Esta é a fórmula a ser utilizada:

Custo do Serviço = (Horas Trabalhadas X Valor da Hora) + Custos Indiretos

Após fazer o cálculo de custos, é hora de calcular o preço do serviço. Para isso, deve-se considerar a margem de lucro desejada, impostos e comissões para a precificação ser precisa às necessidades da empresa. Utilize esta fómula:

Preço do Serviço = (Custo do Serviço * Margem desejada) + (Impostos + Comissões)

Conclusão

Usar o Timesheet no Marketing Digital fará a diferença para otimizar a produtividade do seu time e impulsionar o seu ROI. Existem aplicativos dedicados somente ao sistema, além de modelos de planilhas.

No entanto, utilizar uma plataforma de gestão de Marketing Digital robusta potencializa todos os benefícios do Timesheet. Além disso, utiliza os dados captados para potencializar a performance e auxiliar a tomada de decisões de maneira mais estratégica.

O eKyte oferece uma análise precisa dos indicadores, acompanhada por gráficos com a evolução dos apontamentos de horas. Isso oferece uma visão intuitiva das demandas em atraso, avaliar sobrecargas e redistribuir tarefas.

Confira os outros conteúdos do Guia para saber mais sobre gestão e produtividade no Marketing Digital para acelerar suas equipes e decolar suas campanhas.

Saiba mais sobre o Timesheet no eKyte em Apontamento e Produtividade no Marketing Digital