Como funciona o onboarding do eKyte: implantação e treinamento

O onboarding é a etapa de implantação e treinamento de um software. Confira as etapas para adotar o eKyte, plataforma de gestão de marketing digital.

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O que é o eKyte?

O eKyte é uma Plataforma de Gestão de Marketing Digital para Alta Performance de agências e departamentos de marketing. Guia e acelera equipes de marketing digital para planejar campanhas, produzir, otimizar e aprender. É composto por diversas ferramentas integradas, como:

O que é o onboarding?

É o processo para adoção de um software, que se torna mais complexo à medida que envolve mais pessoas. É fundamental para acelerar a adoção e tirar o máximo proveito da solução. De forma simples, envolve as etapas de configuração, personalização e treinamento.

O resultado final do Onboarding é a prática, com os recursos mais relevantes para abrir mão dos processos e ferramentas anteriores.

Depois de concluir o Onboarding, inicia-se a fase de Ongoing, que pode ser entendida por acompanhamento e aprimoramento contínuo.

Como funciona a implantação e treinamento do eKyte?

A implantação de um sistema demanda envolvimento da equipe. É preciso planejar as etapas, engajar as pessoas e ter foco no objetivo da mudança. Os especialistas eKyte oferecem suporte necessário desde o início do processo.

A meta inicial da implantação é visualizar todas as demandas do time no eKyte. A partir daí, segue-se para o conhecimento das ferramentas que a plataforma fornece para fazer a gestão da produtividade da equipe e performance das campanhas.

Todo cliente eKyte recebe um gerente de sucesso que, por meio de videochamadas acompanhará as etapas da implantação. Também é disponibilizado um treinamento online gravado com aulas curtas e objetivas na plataforma Hotmart, que pode ser acessado durante toda a jornada de implantação.

Em pouco tempo, você conta com uma plataforma pronta para trazer seu time e iniciar a gestão com muito mais produtividade.

Etapas do Onboarding eKyte

1. KickOff

Nesta primeira conversa com o gestor de sucesso são alinhadas todas as atividades de implantação e são definidas as pessoas responsáveis na empresa pelas configurações e controle dos processos.

É feito um diagnóstico inicial dos processos, da dinâmica do time, da estrutura e dos maiores desafios O objetivo é priorizar as configurações mais relevantes.

Também é o momento de entender os conceitos e a hierarquia do eKyte e como adequar o formato de trabalho da empresa à plataforma.

2. Mapeamento de processos de marketing digital

Hora de mapear e preparar os processos para a etapa seguinte.

Este primeiro mapeamento é feito com o objetivo de entender quais as principais atividades replicáveis do seu time, ou seja, quais podem ser executadas sempre da mesma maneira. Afinal, o princípio da produtividade é nunca começar do zero.

Normalmente, os principais processos mapeados são aqueles que geram entregas para os clientes ou pares, mas também devem ser estruturados os processos internos – como o onboarding de um novo colaborador ou a solicitação de cursos de desenvolvimento para o time.

O mapeamento de processos é o momento ideal para fazer uma análise do que está ou não funcionando. A implantação de uma ferramenta de gestão é uma oportunidade de melhorar a organização das demandas e processos. É hora de entender os principais desafios e gargalos da gestão.

Esta etapa é feita em conjunto com os líderes/heads/coordenadores de cada área da operação. O intuito é responder a simples questão: “Qual a forma ideal de receber uma demanda para que você possa executar sua parte com excelência?” As respostas são importantes para reunir informações e melhorar o fluxo de trabalho.

3. Configuração

Na segunda conversa com o especialista é feita uma revisão dos processos e orientações com o objetivo de deixá-los mais produtivos e escaláveis. Depois, o foco passa a ser na configuração da conta e aprendizados de como manter e aprimorar constantemente os fluxos de trabalho.

Neste momento é feita também a adequação dos processos mapeados para o eKyte. Isso é fundamental para garantir que os fluxos de trabalho configurados funcionem bem para as entregas que devem ser feitas.

4. Migração

Após finalizar as configurações de fluxo, a ferramenta está pronta para oferecer alta produtividade para a equipe. Se existem projetos rodando em outra ferramenta, este é o momento para planejar a migração.

Pode-se estabelecer um cronograma de migração que pode iniciar por um projeto, um cliente ou um squad. O importante é garantir que todo o escopo escolhido seja migrado de uma vez, para que não se percam tarefas no momento de transição.

Deve ser definido um prazo final da migração, com uma data limite de desligamento da ferramenta antiga. Então é só comunicar o time para que todos estejam preparados.

5. Treinamento do time

É natural acontecer uma resistência do time na transição de ferramentas e processos. Recomendamos que os gestores apresentem o eKyte e os benefícios da plataforma para todo o time. Compartilhe o treinamento online logo no início do uso, para que se sintam seguros.

Após alguns dias de uso, é feita uma conversa do time com a equipe da plataforma para tirar as dúvidas iniciais e apresentar boas práticas com dicas de auto gestão das tarefas.

6. Treinamento de Gestores

Com as tarefas e projetos em andamento no eKyte, chega o momento de entender melhor como fazer a gestão de demandas do time visualizando filtros e relatórios de gestão.

7. Conhecimento das Rotinas

Ao final da implantação e adoção do eKyte, inicia-se a implantação das demais funcionalidades da plataforma nos processos do time.

Conclusão

O eKyte é uma solução exclusiva para marketing digital, foi criado e é evoluído com os feedbacks de agências e departamentos de marketing de alto desempenho. Vai além de software, agrega modelos, processos e uma equipe fantástica, próxima e preparada para ajudar nas dificuldades naturais que envolvem a implementação de um software.