Lançamento eKyte: Equilibre a carga de trabalho com a visão Workload

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O painel Workload (carga de trabalho) apresenta aos gestores de marketing maior visibilidade sobre a demanda alocada e a capacidade disponível, permitindo ajustes manuais rápidos para balancear as demandas e garantir as entregas.

Capacidade vs demanda no marketing digital

Workload para equipes de marketing digital

Aumentar a produtividade no marketing digital

Este recurso está disponível no plano Performance.

O que está sendo lançado:

Controle de esforço de tarefas por etapa
Visão Workload (capacidade vs demanda)

O objetivo desta funcionalidade é prover mecanismos para evitar que profissionais fiquem ociosos ou sobrecarregados e, desta forma, otimizar recursos e aumentar a produtividade.

Para que isso seja possível, alguns controles adicionais precisam ser aplicados, tornando o planejamento e o acompanhamento mais detalhados – e, em alguns casos, mais complexos para os gestores. Portanto, há bônus e ônus que devem ser analisados com cautela antes da adoção deste método de trabalho.

Para que o workload funcione, é necessário definir datas de início e fim e o esforço previsto para cada etapa das tarefas. Isso requer maturidade e experiência sobre a produtividade dos times.

O método atual de controle de esforço do eKyte, que chamamos de ágil, continua existindo e é o padrão. Para a grande maioria dos clientes da plataforma funciona perfeitamente, afinal, foi criado baseada na realidade dos times de Marketing Digital.

Índice

Método ágil de controle de esforço

Antes deste lançamento, controle de esforço por etapa e a visão workload, o eKyte trabalhava apenas com o método de controle de esforço ágil.

As tarefas no Marketing Digital costumam envolver vários profissionais em um fluxo dinâmico e que raramente é linear. Ou seja, vai e volta devido às dúvidas que surgem e as reprovações.

É complexo definir tempos com precisão, pois envolve a criatividade e a disponibilidade de várias pessoas. Um profissional começa o dia com algumas tarefas, mas no final acaba recebendo várias outras. Como prever isso? O método ágil anula esta situação.

O método padrão (ágil) foi desenvolvido na experiência dos fundadores do eKyte com agências digitais e aperfeiçoado com milhares de usuários ao longo de 5 anos. Portanto, é bem aceito e tem resultados positivos já compravados.

No eKyte, uma tarefa pode ter uma ou várias etapas.

Entenda como funciona:

No método ágil (único disponível até fevereiro de 2022), uma tarefa tem a data de entrega e a data de início da primeira etapa;
Quando a tarefa é iniciada, as próximas etapas são alocadas automaticamente;
O tempo previsto para uma tarefa engloba a média de todas etapas, considerando uma margem de segurança;
Assim que a tarefa se inicia, vai passando entre os executores até ser concluída;
Se alguém não entrega no dia, o tempo de segurança absorve esta situação.

Exemplo:

São necessários 10 dias para criar e publicar um anúncio nas redes sociais;
Então se a entrega da tarefa é para o dia 30, deve-se iniciar no dia 20.
A partir do momento que a primeira etapa se inicia, o fluxo de trabalho avança até ela ser concluída;
Quando a etapa “Design” será executada? Não sabe-se ao certo, pois depende das anteriores;
No tempo previsto para execução deve haver um fator de segurança para garantir que o designer não a execute no dia que chega.

Isso garante agilidade no dia a dia e menor esforço de gestão, pois o fluxo de trabalho no Marketing Digital é acelerado e dinâmico. Por outro lado, dificulta a visibilidade de alocação de tarefas para os próximos dias e torna mais complexo o micro gerenciamento pelos gestores das equipe.

Saiba mais sobre este método ágil: Como funciona a priorização de tarefas no Marketing Digital.

Como surgiu o controle de esforço por etapa e a visão Workload

Alguns clientes eKyte alegaram dificuldades para entender o que cada profissional faria nos dias seguintes. São normalmente equipes maiores e com maior disponibilidade de gestores.

No método ágil, não há uma previsão de esforço de trabalho por etapa, mas sim um período e esforço total por tarefa. Este tempo é definido com base na experiência e com a adição de um fator de segurança.

Ao definir datas e o esforço em cada etapa, a visibilidade torna-se possível.

“É Importante não confundir visibilidade com precisão pois, se as previsões estiverem erradas, a visão vai mostrar algo irreal”.

Isto torna o método de controle de esforço por etapa perigoso. Adiciona-se mais custo de planejamento e gestão em troca de algo que pode estar errado.

Por outro lado, este método tende a ser bem preciso em equipes maduras e com excelência em gestão, ainda mais nos casos de tarefas mais longas. Neste caso, os ganhos são reais e valem a pena.

Foi pensando neste cenário que o eKyte lançou em 02/2022 o recurso Workload.

Qual diferença e como escolher o método de controle de esforço

O controle de esforço define o nível de detalhamento no planejamento de uma tarefa, referente ao esforço previsto e a duração em dias prevista. No processo diário de gestão de tarefas, esta informação impacta nas possibilidades de análise de capacidade vs demanda por executor.

Há duas formas de controle de esforço: ágil ou por etapa.

Ágil: método padrão do eKyte, duração e esforço são informados por tarefa. Mais fácil de planejar e gerir, menor visibilidade.
Por etapa: duração e esforço são informados por etapa da tarefa. Mais complexo para gerir, maior visibilidade. Melhor para tarefas maiores.

A qualquer momento o controle de sforço da tarefa pode ser alterado, mesmo depois de criada e iniciada.

No cadastro de tipo de tarefa foi adicionado o parâmetro Controle de esforço.

Quando uma tarefa é criada, recebe do tipo de tarefa com esta informação, que pode ser alterada em caso de necessidade – sem mudar o padrão do tipo de tarefa.

Controle de esforço Ágil

Primeira etapa tem data definida na criação da demanda. As demais são alocadas automaticamente e imediatamente após conclusão da etapa anterior. Ou seja, após seu início, ela vai até o final na maior velocidade possível.

O tempo estimado para a tarefa é o total, considerando todo o ciclo. Deve-se colocar uma margem de segurança, prevendo que alguém possa estar sobrecarregado no caminho e levar algum tempo até iniciar.

Controle de esforço Por Etapa

Cada etapa tem data de início e conclusão, além do tempo de esforço individual.

Para complementar este controle, foi criada um novo painel para mostrar a relação entre capacidade e demanda, chamada de visão Workload (carga de trabalho).

Comparação entre os métodos de controle de esforço

Cada modelo tem suas vantagens e desvantagens. O modelo padrão do eKyte é o Ágil, que pode ser alterado no tipo de tarefa ou na própria tarefa.

Os dois tipos de controle de esforço podem ser utilizados em conjunto, respeitando a característica das tarefas e das equipes.

O painel de Workload funciona em ambos, inclusive exibindo as tarefas em conjunto. A diferença é que o método ágil possui benefícios limitados.

Como funciona a visão Workload

Com esta funcionalidade, é possível analisar quais colaboradores estão com tarefas acima ou abaixo de sua capacidade produtiva no período selecionado. Além disso, é possível reajustar prazos e datas para garantir maior eficiência para o fluxo de trabalho.

Exibir as tarefas dos dois tipos de controle de esforço, porém, no método ágil, só considera a etapa atual em execução. No caso do tipo de controle por etapa, mostra o dia que todas as etapas estão sendo realizadas. Os tipos são separados, sendo as ágeis listadas ao final da lista.

O que é possível fazer nesta rotina para cada profissional:

Tarefa que está sendo executada no momento ou a última realizada;
Capacidade prevista por dia e semana;
Capacidade alocada e saldo por dia e semana;
Lista das tarefas por dia que compõem a alocação.

O painel Workload eKyte oferece recursos gráficos para facilitar a visualização, indicando com a cor vemelha os dias de sobrecarga que precisam ser revistos.

Saiba mais em R otina: Visão de Workload

Como usar o controle de esforço por etapa e a visão Workload

Recurso disponível no plano Performance.

i) No tipo de tarefa, altere o controle de esforço para “Por etapa”. Será necessário preencher o tempo padrão por etapa e o esforço em horas previsto. Assim, quando uma tarefa for criada, já receberá esta informação.

ii) Na tarefa o controle de esforço é automaticamente preenchido com base no tipo de tarefa, mas pode ser alterado a qualquer momento. Portanto, mesmo que os tipos de tarefa não estejam parametrizados, é possível utilizar diretamente no tipo de tarefa.

iii) Quando a tarefa é criada a partir de um projeto, o funcionamento é o mesmo descrito acima.

iv)) Na tarefa, altere para a visão Workload, e visualize a carga de trabalho para os próximos dias. Clique sobre os cards e faça os ajustes necessários, reprogrando datas ou redistribuindo tarefas ou marque vários e altere em lote.

v) O que acontece nos casos de cenário híbrido? Sem problemas, pois cada tarefa vai seguir o fluxo conforme o tipo de esforço ágil ou por etapa. A visão Workload também exibe as tarefas ágeis, porém, mostrando apenas a etapa atual. É flexível e vale a pena um teste.

Conclusão

O método ágil reduz esforços de gestão e proporciona um resultado perfeito quando os tempos previstos estão corretamente definidos. Já o método por etapa requer mais maturidade e disponibilidade de gestão e torna as tarefas mais longas, embora demonstre no painel de Workload uma visão mais precisa – desde que os parâmetros sejam reais.

Na dúvida, inicie com o modelo ágil e aplique o método por etapa quando sentir a real necessidade. A qualquer momento a tarefa pode ser alterada, portanto testar é sempre uma boa alternativa para evoluir!