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Classificar a relevância das tarefas manualmente no marketing digital é inviável. Uma tarefa possui várias etapas e costuma passar por vários profissionais. Através das configurações padrões e de algoritmos inteligentes, o eKyte realiza a priorização de forma automática. No dia a dia, cada executor acessa sua lista de tarefas e trabalha na primeira da lista. Entenda o contexto das equipes e o funcionamento da priorização.
Índice
O desafio do fluxo de trabalho no marketing digital
Um fluxo de trabalho no marketing digital envolve várias etapas (conceito, redação, design, etc) e diversos profissionais. As etapas costumam ser rápidas, na maioria dos casos variam de poucos minutos a poucas horas. Além disso, o processo de validação provoca “idas e vindas” nas etapas, sendo necessário voltar ou pular atividades. Isto ocorre por causa de dúvidas, sugestões ou reprovação.
Será que é viável planejar o dia de trabalho de cada indivíduo da equipe?
Vejam alguns exemplos de interferências normais que ocorrem:
- Uma tarefa foi reprovada. As vezes ocorrem várias reprovações.
- Uma estimativa de tempo estava errada. Por exemplo, previsto 2 horas e levou 3.
- Uma tarefa tem várias etapas, então a previsão precisa ser correta por cada etapa (redação, criação, etc).
- Cliente não repassou as informações que faltavam para iniciar o processo.
- Um profissional faltou.
- Uma tarefa se tornou urgente e com isto precisa furar a fila das outras já planejadas.
- Uma tarefa não chegou na etapa seguinte porque atrasou na etapa anterior por qualquer razão anterior. Todos do fluxo são impactados.
Qualquer uma dessas situações impacta a programação de tarefas. As vezes uma única situação dessas é capaz de comprometer uma grande parte da equipe.
O sistema tradicional usado em empresas de TI e indústrias, de estimar as tarefas e alocar cada recurso por dia, também chamado de “Capacidade vs Demanda” NÃO É COMPATÍVEL COM O MARKETING DIGITAL.
Nos processos em que o modelo de capacidade vs demanda funcionam, é porque as tarefas costumam ser mais longas, com menor interação entre os profissionais e as fases de validação mais no final da cadeia. Bem diferente do marketing digital.
A solução é iniciar de traz para frente e definir prioridade
Criamos um método e aplicamos tecnologia para automatizá-lo. Basta informar os parâmetros normais da tarefa, como data de entrega e prioridade, e fórmulas inteligentes calculam e apresentam as tarefas priorizadas.
A partir disso, cada membro da equipe segue uma lista de tarefas em ordem de prioridade. Claro, sempre pode haver exceções, e estes casos são tratados de forma personalizada. Cabe aos gestores cuidarem destas situações, ou seja, atuarem na exceção, e não na regra.
Vamos supor o cenário em que há demanda de sobra para os profissionais, pelo menos para os próximos dias. Se não houver demanda, não há o que se preocupar com a capacidade vs demanda.
As dúvidas são:
- O que fazer primeiro?
- Como não deixar ninguém parado?
Durante 10 anos vivemos na prática os desafios de priorização de equipes de marketing digital. Estudamos a fundo conceitos logísticos e metodologias de processos, inclusive metodologias ágeis. Testamos diversos modelos e chegamos na metodologia ideal: simples e eficaz. Aplicamos na prática e alcançamos um “milagre” em nossos processos: aumento radical de produtividade e cumprimento dos prazos. Transformamos isto em software, com o eKyte, e os números foram ainda mais impressionantes.
Denominamos este conceito de “Priorização Ágil de Tarefas (PAT) no marketing digital”.
De forma simples, o método mantém a fila organizada por prioridade. Cada profissional trabalha naquilo que precisa ser entregue antes e tem maior urgência. Evita-se estoque de itens feitos e não concluídos.
A Priorização Inteligente do eKyte funciona da seguinte forma:
- Uma tarefa é composta por diversas etapas: conceito, briefing, redação, criação, aprovação, etc. Saiba mais sobre Workflow.
- A tarefa inicia o mais próximo possível da sua entrega, ou seja, de traz para frente. Assim, sempre as com maior risco de entrega são executadas antes para garantir o prazo.
- Tarefa tem duas datas principais: entrega final e entrega da etapa corrente.
- Depois que iniciou, não para até ser concluída. Assim, menos tarefas disputam a agenda e evita-se estoque de itens semi prontos.
- O que é mais importante está em execução e as demais demandas aguardam.
- Caso esteja sem demanda para o dia, o profissional puxa a tarefa do dia seguinte que será a primeira de sua lista.
O melhor é que o planejador e a equipe não precisam pensar tarefa a tarefa. Basta definir o prazo de entrega ao criar a tarefa. Com base nos tempos padrões, todo processo é automático. Os fluxos estão prontos e a definição de cada responsável também. As variações naturais do fluxo são tratadas na hora de passar a tarefa, manualmente. É simples pois o fluxo é visual. Cada profissional deve executar a primeira tarefa da fila, considerando a ordenação padrão, que é por data de entrega da etapa. O critério de desempate é a prioridade.
Tarefas favoritas são mais relevantes que data e prioridade
As tarefas marcadas como favorita (estrela) aparecem antes no seu respectivo grupo. É uma forma prática de definir maior grau de importância para uma tarefa.
Deve ser utilizada quando há uma indicação de dar uma atenção especial para a tarefa, e sobrepor a relevância por data ou prioridade.
Esta marcação é por tarefa, não por usuário. Portanto, quando uma tarefa é marcada como favorita em todo fluxo ela terá este destaque, até que alguém desmarque.
Lista de tarefas classificada automaticamente
A lista de tarefa é classificada automaticamente. A visão padrão traz agrupadas pela situação em que a etapa se encontra: Atrasada, Hoje, Amanhã, Próximos 7 dias …
Também é possível agrupar por outros critérios, como Workspace, Etapa, Executor, etc.
Dentro do grupo escolhido, ou na visão sem agrupamento, a ordem considerada é:
- Marcada como favorita
- Data da etapa
- Prioridade
- Data de entrega
O conceito é concluir o que está mais atrasado para o executor, na etapa dele, antes.
Caso duas tarefas estejam na mesma situação, vale a prioridade. E ainda havendo empate, vale a data de entrega da tarefa.
De forma natural, tarefas com entrega mais urgentes terão a etapa também atrasada, ou já terão sido revistas pela equipe.
A classificação pode ser alterada pelo executor, caso se sinta confortável por decidir a ordenação ideal. Basta clicar na respectiva coluna para reordenar.
Veja um exemplo da lista de tarefas da rotina de Controle de Tarefas do eKyte:
Conclusão de etapa e sequência do fluxo de trabalho
No tipo de tarefa é configurado o número de dias previsto para entrega e o número de horas previstas para conclusão da tarefa. Saiba mais na explicação de “Dias para Iniciar” na Rotina Tipo de Tarefa.
Quando alguém conclui a etapa, a próxima recebe a data de execução com a seguinte lógica:
- Tarefa é urgente ou está atrasada?
- Sim: então a próxima etapa inicia hoje mesmo.
- Não: se o horário corrente for antes das 14:00, inicia hoje. Caso contrário, somente amanhã.
Vale lembrar que esta lógica é um facilitador, após a sugestão automática pode ser alterado manualmente.
Como lidar com as sobrecargas e promover produtividade
Sobrecargas vão acontecer, por exemplo, um designer ter mais trabalho do que é possível realizar e um redator ter tempo de sobra. A repetição deste cenário pode implicar a necessidade de:
- Contratar outro profissional com esta habilidade, OU
- Transformar outro profissional em multidisciplinar OU
- Contratar um terceiro para repassar demandas eventuais
MAS CALMA!! A grande virtude da gestão do marketing digital é primeiro tentar remover as improdutividades. Isto pode ser feito com:
- Criação de templates para acelerar etapas.
- Reutilização de materiais já criados.
- Capacitação do profissional.
- Contratação de ferramentas que auxiliem a produtividade.
- Definição de limites de escopo, corte de excesso de criatividade.
- Transferir demandas com menor valor agregado para profissionais menos experientes.
- Adoção de novas metodologias de trabalho.
Só depois de esgotar estas situações, é que faz sentido aumentar custos com novas contratações.
Conheça a ferramenta de Controle de Tarefas do eKyte, feito exclusivamente para fluxos de equipes de marketing digital.
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