Central de Ajuda eKyte
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Índice
Objetivo da Rotina de Controle de Projetos
Agilizar a criação de projetos de marketing digital, como a construção de sites por exemplo. Para projetos recorrentes, é possível criar modelos (templates) onde o eKyte oferece modelos prontos. No caso de projetos personalizados, inicie um projeto do zero.
A ferramenta de controle de projetos foi criada especialmente para o marketing digital. Um projeto é um agrupador de tarefas. No controle de tarefas também é possível informar um projeto, na inclusão ou edição da tarefa.
Ao gerar as tarefas do projeto, os profissionais são alocados em cada etapa da tarefa, conforme configurado em Equipes e Profissionais ou no Tipo de Tarefa.
Tópicos relacionados
- Rotina: Controle de Tarefas
- O que é uma Tarefa no marketing digital
- Fluxo de Trabalho no marketing digital
- Rotina: Apontamento de Horas
- Rotina: Equipes e Profissionais
- Rotina: Tipo de Tarefa
- Equilibre a carga de trabalho com a visão Workload
Como utilizar
Utilize esta rotina para
- Criar modelos de projetos (templates);
- Gerar um projeto a partir de um modelo;
- Criar um projeto específico, sem modelo;
- Gerar tarefas para o iniciar o projeto;
- Listar e editar os projetos existentes;
- Ver as tarefas de um projeto.
Projetos padrões ou recorrentes
Os projetos costumam se repetir no marketing digital, por exemplo:
- Projeto de construção de site;
- Projeto de criação de marca;
- Projeto de setup de campanhas de um novo cliente.
Para isso, recomenda-se criar um modelo (template) de projeto com as tarefas comuns nestes processos. Quando um projeto for negociado, basta escolher o modelo e criar. É possível ajustar o projeto no momento da criação, por exemplo, remover ou adicionar tarefas. Um caso comum é um projeto de construção de site, onde a estrutura muda e podem haver mais ou menos páginas.
Projetos pontuais ou personalizados
Há situações onde os projetos são pontuais. Neste caso é possível criar um projeto sem usar modelo e adicionar as tarefas personalizadas. Ainda nesta situação, é possível adicionar o projeto na rotina de controle de tarefas.
Quando criar um projeto usando:
- Rotina de controle de projetos: quando o projeto é padrão e existe um modelo. Quando o projeto é pontual, mas existem muitas tarefas. Esta rotina agiliza a criação e ainda permite salvar como rascunho, para continuar posteriormente.
- Rotina de controle de tarefas: para projetos pontuais pequenos, é possível criar o projeto apenas para agrupar as tarefas. Inclusive, tarefas já criadas podem ser vinculadas a projetos. Outra situação é quando o projeto já foi criado, use esta rotina para criar a tarefa e posteriormente vincular ao projeto desejado.
Como acessar
Clique em “Projetos” no menu superior.
Atalho: https://app.ekyte.com/#/projects
Quem pode acessar
Administrador, editor
Ações permitidas
Adicionar, editar, excluir modelos e projetos sem tarefa gerada
Pré-requisitos
Realizar os cadastros:
Como funciona
Modelos de Projetos
Para adicionar um novo “Modelos”.
Clique no botão “+” para adicionar um modelo de projeto”.
Nome
Título do modelo do projeto.
Identificação
Código abreviado para o modelo de projeto.
Workspace
Workspace padrão para salvar o modelo, sendo que poderá ser utilizada em outras workspaces.
No caso de agência digital, recomendamos salvar em uma workspace da agência. Para departamentos de marketing de empresas é indicado salvar em uma workspace institucional / corporativa, caso tenha mais de uma.
Responsável
O autor do modelo de projetos ou responsável por evoluir e esclarecer dúvidas para outros membros da equipe. Sugere como valor inicial o usuário logado.
Tag
Permite associar uma ou mais tags ao modelo de projeto. É mais um nível de organização e filtro disponibilizado na plataforma. Para editar uma tag, posicione o cursor do mouse sobre o modelo de projeto que deseja e clique no ícone de editar (lápis). As tags podem ser informadas tanto na criação, quanto na edição de tarefas.
Descrição
Orientar sobre a finalidade do projeto ou como utilizar o modelo. Assim como as demais informações, ao usar um modelo para criar o projeto, as informações padrões sugeridas são as informadas no modelo.
Após preencher os campos solicitados, clique em “Criar”.
Tarefas (ação)
Selecione as tarefas do modelo de projetos clicando no ícone de “+” na lado esquerdo da tela.
Aba tipo de tarefa
Informar um tipo de tarefa que servirá para definir o fluxo de trabalho padrão de trabalho. Deve estar previamente cadastrado, podendo ser padrão do eKyte ou tipo de tarefa personalizado da empresa.
Saiba mais sobre o tipo de tarefa na Rotina de Controle de Tarefas.
Aba detalhes
Título da tarefa
Qual é a tarefa?
Tarefa predecessoras
Permite relacionar tarefas, indicando que uma só pode ser realizada após a conclusão da outra.
Ao informar a predecessora, já sugere que a data de início deve ser igual a conclusão da relacionada.
Tag e Descrição
Idem acima.
Aba fluxo de trabalho
Definição de usuários responsáveis por cada etapa da execução das tarefas
Aba Checklist
Checklists vinculados ao tipo de tarefa ou personalizados são exibidos nesta aba. Tanto para modelos de projeto quanto para projetos, aba é apresentada para tarefas ainda não planejadas.
Divididos em duas abas:
Tipo de tarefa: checklists vinculados ao tipo de tarefa utilizado. Somente leitura. Alterações no tipo de tarefa e/ou no checklist são refletidos aqui enquanto a tarefa não estiver planejada.
Personalizado: por aqui é possível adicionar checklists as etapas da tarefa. Checklists adicionados aqui afetam somente esta tarefa do modelo e podem ser editados.
Controle de esforço
Por padrão, será preenchida conforme a configuração definida no tipo de tarefa
O controle de esforço define o nível de detalhamento no planejamento de uma tarefa, referente ao esforço previsto e a duração em dias prevista. No processo diário de gestão de tarefas, esta informação impacta nas possibilidades de análise de capacidade vs demanda por executor.
Há duas formas de controle de esforço: ágil ou por etapa.
- Ágil: método padrão do eKyte, duração e esforço são informados por tarefa. Mais fácil de planejar e gerir, menor visibilidade.
- Por etapa: duração e esforço são informados por etapa da tarefa. Mais complexo para gerir, maior visibilidade. Melhor para tarefas maiores.
A qualquer momento o controle de esforço da tarefa pode ser alterado, mesmo depois de criada e iniciada.
Leia também
- Comparação entre os métodos de controle de esforço: ágil e por etapa
- Equilibre a carga de trabalho com a visão Workload
- Rotina: Visão de Workload
- Como usar o controle de esforço por etapa e a visão Workload
- Como ver as demandas de tarefas por executor para os próximos dias (workload)
Início dias
Indica no modelo de projeto em quantos dias após o início do projeto esta tarefa deve iniciar. A data da primeira etapa da tarefa será calculada utilizando esta informação (data inicial do projeto + início dias).
Duração dias
Estimativa de dias previstos para executar esta tarefa.
Finais de semana não serão considerados ao gerar tarefas, sejam avulsas, modelos de projetos ou projetos.
Como funciona:
- sábado e domingo não serão considerados na sugestão de datas.
- se um tarefa foi marcada para durar 3 dias e iniciar na sexta, a data de conclusão será terça-feira, ou seja 3 dias úteis.
- feriados seguem sendo considerados.
- ao usar um modelo de projeto, será considerado desta forma – finais de semana não serão considerados.
- ao passar uma tarefa para próxima etapa na sexta-feira, se a data for alterada automaticamente, será alterada para segunda-feira.
Aplicar o executor definido em Equipes e Profissionais
Ao marcar o parâmetro “Aplicar o executor definido em Equipes e Profissionais”, será aplicado executor padrão da workspace informado na rotina Equipes e Profissionais. Para informar um executor fixo no modelo de projeto, desmarque o parâmetro e selecione o profissional.
Esforço
Estimativa de horas previstas para executar esta tarefa.
Utilize esta opção para criar um modelo a partir de outro modelo.
Veiculação
Permite informar a data de veiculação das tarefas criadas a partir de modelos e importação de cronograma.
Sincronizar tarefas do modelo de projetos com tipo de tarefa
As tarefas do modelo são atualizadas com as informações atuais do tipo de tarefa.
As tarefas do modelo serão atualizadas com as informações atuais do tipo de tarefa. Lembre-se que as configurações podem ser personalizadas propositalmente no modelo. Esta ação não poderá ser desfeita. Se estiver em dúvida duplique o modelo para backup.
Quais informações devem ser atualizadas:
- Título
- Descrição
- Duração
- Esforço previsto
- Tipo de controle de esforço (ágil / por etapa)
- Tags
Os fluxos de trabalho personalizados não serão alterados. Os demais já estão sincronizados com o tipo de tarefa.
Importação de tarefas de um cronograma
Ao criar um projeto, é possível importar as tarefas para um cronograma. Clique nos “…”, no canto superior direito da tela para acessar outras ações e selecione “Importar Cronograma”.
Deve-se selecionar o arquivo de importação, no padrão pré-definido pelo equipe. A opção “download de um exemplo” exibe o arquivo modelo.
As informações do arquivo são separadas por “,” (vírgula). Recomendamos que para importação seja utilizado o arquivo no formato .CSV.
Atenção para o formato da data: ano, mês e dia, separados por “-“. Por exemplo, 2021-08-15
Deixar em branco os campos não existentes.
Campos disponíveis para importação
Campos não obrigatórios devem ser informados como vazios (,,).
| Campo | Obrigatório? | Observação |
|---|---|---|
| Sequencial | Sim | Sequencial único para identificar a linha. Este mesmo deve ser informado quando desejar vincular uma tarefa predecessora. |
| Título | Sim | Título da tarefa |
| Tipo de tarefa | Sim | Id do tipo de tarefa cadastrado no eKyte |
| E-mail do executor | Não | Se informado, este será o usuário executor da primeira etapa da tarefa. Caso não informado, o executor será definido considerando Tipo de Tarefa e Equipes e profissionais. |
| Data Início | Sim* | Data de inicio da tarefa. Quando informada, é considerada como base para cálculo de prazo de entrega. Necessário informar somente se data de término não informada. |
| Data Término | Sim* | Data de inicio da tarefa. Quando informada, é considerada como base para cálculo de prazo de entrega e inicio da tarefa. Necessário informar somente se data de inicio não informada. |
| Esforço | Não | Esforço previsto em minutos para execução da tarefa. Se não informado, esforço é calculado conforme tipo de tarefa. |
| Prioridade | Não | Número entre 0 e 100. Quanto maior o número, maior a prioridade |
| Descrição | Não | Descrição da tarefa. |
| Predecessora | Não | Sequencial da tarefa predecessora. |
| Data de veiculação inicial | Não | Data de veiculação inicial da tarefa. |
| Data de veiculação final | Não | Data de veiculação inicial da tarefa. |
Exportar cronograma
Também é possível exportar o cronograma diretamente para um Google Sheets, em um visual amigável e que pode ser editado antes de compartilhar com o clientes.
Ao exportar o cronograma, você tem como opção exportar o responsável da tarefa como empresa ou usuário, assim como tem a opção de mostrar as tarefas canceladas
O cronograma pode ser enviado para o cliente no formato fechado usando os recursos do Google Sheets.
Também é possível compartilhar um link público do cronograma para o acompanhamento em tempo real da conclusão das etapas pré-definidas na criação do projeto.
Criar Projeto usando um Modelo
Utilize esta opção para criar um projeto a partir de outro modelo de projeto previamente cadastrado.
Após selecionar o modelo, retorne às instruções acima para preencher os dados do projeto.
Criar
Após concluir a lista de tarefas, utilize esta opção para gerar as tarefas do projeto.
A partir deste momento, adicionar ou editar tarefas deve ser realizado na rotina de Controle de Tarefas.
O que acontece ao gerar o projeto
Ao clicar no botão “Gerar” o projeto transforma as tarefas do projeto em tarefas no controle de tarefas. Para alterar ou adicionar tarefas, utilize o controle de tarefas.
Orçamento
Na aba de orçamento é possível definir um valor hora que serve como base para estimativa de custo. Valor hora pode ser alterado para cada tarefa conforme necessidade.
Valores previsto são apresentados conforme estimativa de esforço em horas da tarefa, multiplicando pelo valor/hora. Valor realizado, considera somente apontamentos de horas realizados para cada tarefa.
- Valor hora: valor base para todo projeto, pode ser ajustado para cada tarefa individualmente
- Valor hora tarefa: para cada tarefa é possível customizar o valor hora. Informando zero (0), a tarefa é considerada sem custo. Ao limpar o campo, volta a valer o valor hora base do projeto.
- Ocultar / Exibir: caso não deseje exibir alguma tarefa no orçamento, basta ocultar. Desta forma a tarefa não é exibida, considerada no valor total e também não será considerada na exportação.
- Tarefa oculta: para reexibir tarefas ocultas utilize a opção “Mostrar tarefas ocultas” no cabeçalho.
- Exportação: orçamento pode ser exportado em formato CSV/Excel. Tarefas ocultas não são exportadas.
Editar tarefas do projeto em massa
É possível editar em massa itens como data de execução e entrega, executores e situação. Acesse o projeto, clique em “Ver tarefas”, selecione mais de uma tarefa e clique na opção “Editar”. Na pop-up, faça as alterações desejadas e clique em “Salvar alterações”.
Como eliminar tarefas de projetos
Se o projeto já foi gerado, suas atividades são tarefas. Então é possível cancelar a tarefa no controle de tarefas.
Já tenho as tarefas e quero associá-las a um projeto
Neste caso, não é necessário utilizar esta rotina. Vá para o controle de tarefas, clique individualmente nas tarefas e quer vincular ao novo projeto > dentro da tarefa clique em “Mais” > no campo “Projeto” vincule a tarefa ao projeto ou use o “+” para criar um novo. Na criação de uma tarefa também é possível fazer o mesmo processo.
Navegação e Ações
Ao posicionar o mouse em uma linha de descrição de um projeto, os seguintes atalhos serão apresentados:
Editar
Alterar o modelo de projeto.
Duplicar
Duplicar o modelo de projeto.
Usar Modelo
Utilizar o modelo para gerar um projeto.
Ver tarefas
Abre a segunda aba com o modelo selecionado, listado as tarefas do modelo de projetos. É o mesmo que clicar sobre o nome do projeto.
Exportar Cronograma
Abre as configurações para gerar o cronograma do projeto
Lista dos projetos criados ou em rascunho.
Ao posicionar o mouse em uma linha de descrição de um projeto, os seguintes atalhos serão apresentados:
Editar
Alterar os dados do cabeçalho do projeto.
Duplicar
Duplicar o cabeçalho do projeto. Não duplica as tarefas.
Ver tarefas
Abre a rotina de controle de tarefas filtrando o respectivo projeto para analisar as tarefas geradas. Vale lembrar que depois que o projeto é criado as tarefas só podem ser adicionadas ou editadas no controle de tarefas.
Adicionar tarefas
Adicionar novas tarefas ao projeto. Após criar a tarefa é necessário clicar em “Gerar Tarefa” para que ela entre em execução no Controle de Tarefas.
Ver apontamentos
Demonstra a evolução de quantas horas já foram apontadas no projeto. Somente ativo quando as tarefas do projeto foram geradas.
Gerar Tarefas
Criar as tarefas para entrarem em execução no Controle de Tarefas.
Exportar Cronograma
Abre as configurações para gerar o cronograma do projeto
Aba Histórico
Clique no atalho “Ver Tarefas” de um projeto criado e selecione a aba Histórico para visualizar todas as alterações feitas nas tarefas do projeto.
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