Adicionar uma nova tarefa avulsa. Se necessário, a tarefa pode ser vinculada a campanha ou projeto.

Aba Detalhes da Tarefa

Título

Descrever de forma resumida o que deve ser realizado.

Workspace

Selecione uma workspace para a tarefa.

Favorito

Opção de marcar uma tarefa como favorita, as tarefas serão apresentadas sempre no topo na questão de ordenação antes das normais, independente de data ou prioridade.

A marcação vale para tarefa para toda empresa, é possível alterar através da lista de tarefas ou da edição.

Em visões como calendário e kanban a estrela será apresentada, mas não pode ser alterada, somente via edição da tarefa.

Projeto

Permite associar a tarefa a um projeto. Se o projeto ainda não foi criado, utilize o botão “+” que aparece ao lado.

Prioridade

A prioridade influencia na ordenação das tarefas, e também facilita a visualização das demandas mais importantes, marcando nas respectivas cores:

• Urgente: vermelho
• Muito alta: amarelo
• Média: verde
• Baixa: azul
• Não priorizada: cinza

Dentro destas classificações, ainda é possível definir uma escala de 5 em 5: por exemplo, urgente vai de 80 a 100 (80, 85, 90, 95, 100). Uma tarefa urgente pode ser mais relevante que outras com mesma prioridade.

Tags

Permite associar uma ou mais tags à tarefa. Tags são apresentadas na lista e disponibilizadas para filtros. Tags podem ou não possuir uma cor de identificação. Para editar uma tag, utilize o ícone de editar (lápis) na lista de tags. Podem ser informadas tanto na criação, quanto na edição de tarefas.

Canal

Informar os canais de marketing impactados pela tarefa. Por exemplo, caso seja um post no Facebook, escolher Página do Facebook ou Facebook Ads (no caso de anúncio patrocinado). Sugerido automaticamente caso tipo de tarefa utilizado possua uma ou mídia vinculada.

Opcional. Ajuda a organizar futuramente as demandas.

Tipo de tarefa

Esta informação acelera a definição do fluxo de trabalho da tarefa, assim como os responsáveis por cada etapa do fluxo. O eKyte fornece uma lista de tipos de tarefa padrão, e também é possível criar tipos de tarefa personalizados. Saiba mais em Rotina Tipo de Tarefa.

Após escolher um tipo de tarefa, as etapas da tarefa e executores são carregados automaticamente, e podem ser vistos na “Aba Fluxo de Trabalho”. Altere as informações sugeridas se necessário.

Além de sugerir o fluxo de trabalho, o tipo de tarefa também sugere o esforço e o número padrão de dias para concluir a tarefa, que servirá para sugerir a data de entrega da tarefa.

Foi adicionado um parâmetro em “Minha empresa”, por padrão marcado. Quando desmarcado os tipos de tarefa padrão do eKyte não serão mais apresentados durante a criação de tarefas.

Controle de esforço

Por padrão será preenchida conforme a configuração definida no tipo de tarefa

O controle de esforço define o nível de detalhamento no planejamento de uma tarefa, referente ao esforço previsto e a duração em dias prevista. No processo diário de gestão de tarefas, esta informação impacta nas possibilidades de análise de capacidade vs demanda por executor.

Há duas formas de controle de esforço: ágil ou por etapa.

A qualquer momento o controle de esforço da tarefa pode ser alterado, mesmo depois de criada e iniciada.

Leia também

• Comparação entre os métodos de controle de esforço: ágil e por etapa
• Equilibre a carga de trabalho com a visão Workload
• Rotina: Visão de Workload
• Como usar o controle de esforço por etapa e a visão Workload
• Como ver as demandas de tarefas por executor para os próximos dias (workload)

Ao selecionar a opção Por Etapa, a Duração Dias e Esforço, Iniciar em e Concluir em serão habilitadas em cada uma das etapas ativas, conforme abaixo. Dessa forma o gestor poderá ajustar as datas de cada etapa independentemente.

Ao alterar a data de uma etapa e as futuras serão recalculadas automaticamente. É possível desfazer o cálculo automático clicando em Desfazer na mensagem de aviso.

Entregar tarefa em

Quando a tarefa deve ser entregue. No caso de uma publicação, quando deverá ser publicada. Se for um ação, quando deve estar pronta.

O valor inicial é calcula usando a data corrente + número de dias padrões do tipo de tarefa selecionado sem contar finais de semana. Ao alterar esta data, a data da etapa inicial será recalculada: executar etapa até = entregar tarefa em – número de dias do tipo de tarefa.

Finais de semana não são considerados ao gerar tarefas, sejam avulsas, modelos de projetos ou projetos.

Como funciona:

• sábado e domingo não serão considerados na sugestão de datas.
• se um tarefa foi marcada para durar 3 dias e iniciar na sexta, a data de conclusão será terça-feira, ou seja 3 dias úteis.
• feriados seguem sendo considerados.
• ao usar um modelo de projeto, será considerado desta forma – finais de semana não serão considerados.
• ao passar uma tarefa para próxima etapa na sexta-feira, se a data for alterada automaticamente, será alterada para segunda-feira.

Entregar tarefa em – Repetir

Permite definir que a tarefa é recorrente. Quando a tarefa é encerrada, a nova é criada automaticamente, com data programada para a periodicidade escolhida.

• Frequencia: para qual dia será a nova tarefa.
• Termina em: opcional. Utilize caso a recorrência tenha data para acabar. Deixando em branco não tem prazo de finalização.
• Ocorrências: opcional. Utilize caso tenha um número de ocorrências. Deixando igual a zero não limita as ocorrências.

NOTA: para encerrar a recorrência sem data de término ou número de ocorrências, a tarefa deve ser cancelada. A nova tarefa só é aberta quando a tarefa é concluída, outra situação não dispara este recurso.

Esforço

É o tempo estimado para concluir toda a tarefa. O valor inicial é sugerido a partir do tipo de tarefa. Ajuste se necessário.

Executar etapa até

Indica quando a etapa corrente da tarefa deve ser realizada.

O eKyte utiliza uma lógica inteligente de priorização de tarefas. A execução das tarefas inicia o mais próximo possível a entrega, então é calculado da seguinte forma: executar etapa até = entregar tarefa em – número de dias do tipo de tarefa.

É apenas uma sugestão, pode ser alterado manualmente.

Saiba como funciona a priorização inteligente de tarefas para sugerir este campo quando o fluxo de uma tarefa em execução é alterado.

Etapa atual

Ao criar uma tarefa, sugere a primeira etapa do fluxo de tarefas. O fluxo é sugerido de acordo com o tipo de tarefa informado. Pode ser alterado manualmente.

Executor atual

Ao criar uma tarefa, sugere a o executor da primeira etapa do fluxo de tarefas. O fluxo é sugerido de acordo com o tipo de tarefa informado. Pode ser alterado manualmente.

Plano de Campanhas

Habilitado apenas se campanha (descrito acima) for marcado. Informe um plano de campanhas cadastrado para associar a tarefa. Para alguns tipos de tarefa, como “Criação de publicação COM campanha” ainda será habilitado os campos “Campanha” e “Grupo de anúncio”. Para ações, apenas o plano de campanhas.

Descrição

Explique o que deve ser realizado. A descrição do tipo de tarefa é sugerida, mas pode ser alterada. Os tipos de tarefa padrões eKyte não tem “descrição” informadas para sugerir.

Este campo permite colar imagens, formatar textos, adicionar anexos.

Adicionar um arquivo

Além dos arquivos colados diretamente no texto, ainda é possível adicionar outros anexos para guiar a execução da tarefa.

Gravar Áudio

Além dos áudios anexados na tarefa, é possível gravar outros para guiar a execução da tarefa.

Criar múltiplas

Essa função permite criar tarefas iguais para diferentes Workspaces, executores e datas de forma automática.

Ao adicionar uma tarefa, selecione a opção “Criar Múltiplas”:

Escolha a opção Por Workspace, Por executor ou Por data. Clique em “Continuar” para criação das tarefas conforme a configuração.

Para localizar as tarefas criadas, realize a consulta no Controle de Tarefas e selecione os filtros conforme a configuração indicadas anteriormente.

Aba Fluxo da Tarefa

O fluxo é carregado automaticamente conforme o tipo de tarefa que foi informado na primeira aba, e pode ser personalizado para a tarefa. É possível adicionar ou remover etapas, e alterar os executores de cada etapa.

Quais são as etapas de uma tarefa? Saiba em Fluxo de Trabalho no marketing digital

Como alterar as etapas do fluxo de trabalho? Saiba em Rotina: Fluxo de Trabalho

As informações apresentadas são: Etapa | Executor | Ativa ou não ativa

Clique sobre o executor para escolher outro responsável.

Clique no ícone verde para desabilitar a etapa nesta tarefa. Isto não vai alterar o padrão definido no tipo de tarefa. Clique no ícone vermelho para habilitar. A opção “Mostrar todas as etapas” no canto superior direito lista as etapas que estão desativadas.

Uma tarefa guia um conjunto de ações em um fluxo de trabalho. É comum uma tarefa passar por várias edições, que podem representar ações como:

• Complemento de informações
• Alteração do executor e etapa
• Alteração de prazos e prioridades
• Ajuste no fluxo de trabalho
• Colaboração com equipe, clientes internos ou externos.

Esta rotina guia os membros da equipe de marketing para realizar suas atividades. Ao entrar nesta rotina, as tarefas são listadas por ordem de prioridade, e agrupadas de acordo com sua situação em relação ao prazo: atrasado, hoje, amanhã, próximos 7 dias, próximas semanas.

Veja mais adiante nesta documentação como funcionam os filtros, agrupamentos e demais opções desta rotina. Primeiro vamos conhecer todas as informações disponíveis.

Ao clicar na linha tarefa ou na opção editar que aparece ao posicionar o mouse sobre o campo tarefa, a rotina de edição é aberta. Algumas informações já foram explicadas no tópico anterior “Adicionar tarefa”.

ABA Detalhes

Concentra as principais informações da tarefa.

Informações

Alguns campos apresentados nesta Aba estão explicados no tópico “Adicionar Tarefa”. Abaixo os campos ainda não descritos.

Veiculação

Data em que a publicação será lançada, ou seja, dia e hora para publicar. Informação opcional. Quando a tarefa é gerada pelo plano de campanhas, esta data vem preenchida. Ao criar uma publicação na ABA Formulários, esta data é sugerida, e pode ser editada lá no formulário.

Apontamento

Mostra o esforço previsto menos as horas realizadas. Caso o tempo previsto tenha sido atingido, a barra se torna laranja. Caso exceda 10% ou mais do esforço previsto, a barra se torna vermelha.

Também é possível visualizar as horas restantes na visão de lista ou kanban do controle de tarefas.

Previsão de entrega inicial

Armazena a primeira data de entrega da tarefa. Outras datas que foram informadas e alteradas podem ser analisadas no histórico.

Comentários

Apresenta os comentários inseridos pelos executores. Somente o próprio executor pode editar ou excluir, os demais podem apenas consultar.

Ação Alterar Etapa

Esta opção permite alterar a etapa, alterar o executor de uma etapa e concluir a tarefa. Basta clicar sobre o avatar e a etapa é troca.

Clicando no “lápis” permite alterar o executor da etapa.

O fluxo de trabalho no marketing digital nem sempre segue o caminho previsto, é normal pular ou retornar a etapas anteriores. O eKyte tem uma lista padrão de etapas, que podem ser habitadas ou desabilitadas, mas não podem ter a ordem alterada, nem seu nome, para que seja mais prático. Este fluxo promove a colaboração. Caso precise alterar o fluxo, clique em “editar fluxo” no canto direito.  Lembrar que o fluxo inicial depende do tipo de tarefa. 

Ação Comentar

Permite inserir um comentário tarefa, ou enviar uma mensagem por e-mail para alguém de fora da equipe, como um cliente.

Esta opção fica disponível em todas as abas da tarefas para facilitar o acesso.

Ao clicar no ícone azul no canto inferior esquerdo, abre a janela para comentar.

Caso seja uma mensagem para um cliente, altere para a aba “Enviar Mensagem.”

Mensagem pode ser enviada via e-mail ou via Whatsapp.

Email

Como um email, informar o destinatário, copiados, assunto e texto.

Saiba mais em Rotina Colaboração e Aprovação.

Além de disparar email, também registra como um comentário para gerar o histórico completo.

Textos padrões podem ser criados no eKyte, e através do ícone demostrado abaixo é possível selecionar um dos textos.

É possível inserir um formulário da tarefa ou algum arquivo da biblioteca para ser enviado na mensagem. O formulário será transformado em imagem para permitir uma visualização real para o cliente.

Whatsapp

Ao selecionar um usuário é possível informar um número de telefone, este é vinculado ao usuário e sugerido automaticamente nos próximos envios. Ao confirmar o envio, um comentário é registrado na tarefa e Whatsapp Web aberto para envio da mensagem para o número informado.

Importante: respostas recebidas via whatsapp não são integradas automaticamente na tarefa.

Ação Enviar Agenda

Permite enviar uma tarefa para Google Agenda.

Ao clicar no ícone azul no canto inferior esquerdo, abre a janela de comentário, envio realizado através da aba “Enviar Agenda”.

Outras ações

No canto superior direito a opção “. . .” abre um menu com algumas ações:

Histórico

Lista as atividades da tarefa, sendo possível filtrar por executor. Exibe também outras informações e ações padrões das demais abas.

ABA Checklist

Permite adicionar listas para guiar e validar a execução das tarefas.

O fluxo funciona assim:

• Os checklists são criados na rotina Checklist.
• No tipo de tarefa é possível informar um checklist para cada etapa.
• Ao informar o tipo de tarefa, os checklist são automaticamente inseridos na tarefa.
• Também é possível adicionar checklists através da opção “(+)”.
• A medida que os itens são concluídos o executor deve marcar como concluído.

Adicionando checklists na tarefa, não previstos no tipo de tarefa. Escolha um modelo pronto, e depois se necessário pode editá-lo diretamente na tarefa. Ou a opção personalizado (em branco), onde todos os itens são definidos diretamente na tarefa.

ABA Formulários

Permite visualizar e adicionar publicações via formulários na tarefa, ou seja, mockups para realizar a criação com padrão visual semelhante as mídias digitais. O eKyte tem uma lista pronta com as publicações e roteiros padrões do marketing digital, como “Redes sociais”, “Conteúdo”, “SEO on-page”, “Landing page”, etc.

Escolha o formulário: filtre por canal ou digite o nome.

Então basta seguir os campos e preencher. Ao lado mostra o preview.

Saiba mais em Rotina: Publicação em Tarefas e Mockups

ABA Mídias

Permite visualizar e acessar conteúdos de mídias vinculados a tarefa rapidamente. Esta função fica sempre disponível quando há ao menos uma mídia anexada à tarefa.

Ao clicar nos três pontos (vide exemplo), é possível baixar o arquivo, visualizar, copiar o link e ver qual foi o comentário de origem onde a mídia foi anexada.

Ao selecionar duas ou mais tarefas é disponibilizada a opção de Unificar Tarefas. Através desta opção, é possível tratar tarefas duplicadas.

Ao acessar a opção de unificar é necessário definir qual tarefa é mantida. Esta é mantida em aberto e todos as demais são concluídas.

Tarefas concluídas recebem um comentário e um link indicando que foram encerrados e unificadas a tarefa selecionado.

Ao entrar nesta rotina, o executor logado visualiza suas tarefas priorizadas, ou seja, pela ordem que devem ser executadas. Há uma série de filtros e visualizações que podem ser selecionados, que são usados principalmente pelos gestores e planejadores de tarefas.

Duplicar tarefas em massa

Selecione uma ou mais tarefas já criadas e clique no botão “Duplicar” para copiar as tarefas selecionadas em massa. Nessa opção, também é possível indicar em qual data elas devem começar.

Criar múltiplas tarefas

Crie múltiplas tarefas de uma só vez indicando sua frequência e quantidade. Por exemplo, durante um mês a equipe de criação terá que entregar 3 posts nas segundas, quartas e sextas para uma ação pontual. Desta forma, é necessário selecionar a periodicidade, dias da semana e o total de repetições que no exemplo, serão de 12.

Ao confirmar, todas as tarefas serão geradas com suas datas ajustadas conforme os parâmetros definidos no tipo de tarefa.

Lista

É a visão padrão do eKyte, que mostra as tarefas em formato de lista, com ordenação inteligente de prioridade. Conforme tela exiba acima.

Kanban

Exibe os mesmos dados da lista, só que no formato Kanban. Permite arrastar ara mudar as etapas, ou clicar sobre o card para editar as informações. Como há muitas etapas no marketing digital, esta visão tem a usabilidade dificultada pela rolagem lateral. Por isso, a visão Lista é a padrão e mais utilizado.

Calendário

Exibe as tarefas no formato de calendário agrupando pela data de criação, execução ou entrega.

Visão de Gantt

A visão de Gráfico de Gantt permite analisar a evolução das tarefas. Uma dica, é utilizar em conjunto com o filtro de projetos ou campanha, para analisar os riscos e entregas das atividades.

Visão de Workload

A visão Workload (carga de trabalho) apresenta aos gestores de marketing maior visibilidade sobre a demanda alocada e a capacidade disponível, permitindo ajustes manuais rápidos para balancear as demandas e garantir as entregas.

Leia também

• Rotina: Visão de Workload
• Como usar o controle de esforço por etapa e a visão Workload
• Como ver as demandas de tarefas por executor para os próximos dias (workload)
• Comparação entre os métodos de controle de esforço: ágil e por etapa

Minhas tarefas: Ativas | Pausadas | Canceladas | Concluídas | Todas

É um atalho para filtrar as tarefas Ativas ou Pausadas, Canceladas, Concluídas ou Todas as tarefas do executor do executor logado no eKyte. Limpa todos os filtros e aplica apenas o necessário para mostrar todas tarefas (conforme a situação) do executor.

Atualizar (flecha em formato espiral)

Esta opção atualiza as informações sem alterar os filtros.

Buscar

Permite selecionar para buscar por ID da tarefa ou ticket vinculado, título, descrição, ou ainda, em todas estas informações. A busca será realizada considerando o filtro aplicado. 

Executor

Permite múltipla seleção de executores. Ao clicar sobre o nome ou digitar e dar um <enter> seleciona apenas um executor. Para selecionar vários, clique com o mouse na caixa de seleção.

Relacionado

Facilita gestores a encontrar as tarefas da sua equipe, e aos demais profissionais a localizar tarefas realizadas ou futuras.

Filtra tarefas que o “profissional relacionado” criou, esteve ou está no fluxo de trabalho, ou foi mencionado.

Squad

Esta informação é definida na workspace. Permite separar clientes ou departamento em equipes ou squads.

Tags

Permite selecionar uma ou mais tags para filtro. Ao selecionar mais de uma tag são apresentadas tarefas que contenham pelo uma das tags selecionadas.

Mais filtros

No canto direito há opção para escolher outros filtros além dos já apresentados em tela.

Na visão de Gantt é possível exportar o cronograma diretamente no Google Sheets, em um visual amigável e que pode ser editado antes de compartilhar com o clientes.

Inicia o processo para adicionar uma nova tarefa.

Ação: Expandir detalhes ou Recolher

Por padrão a lista é exibida com os detalhes. É possível recolher os detalhes e exibir apenas os grupos, conforme seleciona em “Agrupar em”.

Permite a edição em massa de várias tarefas ao mesmo tempo.

1. Selecione as tarefas que serão editadas.
2. Informe apenas os campos que serão alterados. Os campos sem alteração não são impactadas, ou seja, permanecem com as informações atuais de cada tarefa.
3. Clique no botão “Fazer Alterações”.

Neste exemplo duas tarefas serão alteradas, apenas o campo “Situação” foi informado. Os demais não serão impactados.

Exportar dados para Excel

Opção destinada para a exportação da lista de tarefas definida no filtro, para ativar basta clicar no botão Exportar dados para Excel

Agrupar por

Facilita a visualização das informações conforme o agrupamento desejado. Sempre que entrar na rotina o agrupamento padrão é “Executar etapa até”, para facilitar a visualização das pendências mais relevantes.

Ordenador por

Apresenta algumas opções de ordenação. Outra forma de ordenar é clicar no título do campo na lista, para classificar ascendente, mais um clique inverte para descendente.

Edição na lista

Alguns campos podem ser editados na própria lista, sem necessidade de clicar e alterar na rotina de edição.

O controle de tarefas permite o registro de horas trabalhadas através da Rotina de Apontamento de Horas (timesheet). Se o apontamento de horas está ativado no eKyte, vários atalhos aparecem em locais estratégicos na tarefa para realizar o apontamento. Veja como funciona na ajuda da Rotina: Apontamento de Horas (timesheet).