Objetivo da Rotina Visão Workload

A visão Workload (carga de trabalho) apresenta aos gestores de marketing maior visibilidade sobre a demanda alocada e a capacidade disponível, permitindo ajustes manuais rápidos para balancear as demandas e garantir as entregas.

Tópicos relacionados

Esta leitura é fundamental antes de utilizar esta rotina!

• Equilibre a carga de trabalho com a visão Workload

Como utilizar

A visão workload está inserida na Rotina: Controle de Tarefas.

Como acessar

Atalho: https://app.ekyte.com/#/tasks/workload

Na rotina de Controle de Tarefas selecione a opção “Workload” em Visualizar:

                                                                   

Quem pode acessar

Administrador e editor.

Ações permitidas

Visualizar tarefas por executor e editar.

Como funciona

Esta rotina tem como objetivo auxiliar o gestor a ter um melhor panorama sobre como a demanda de sua equipe está dividida. Nesta tela é possível visualizar quem está acima ou abaixo de sua capacidade durante a semana selecionada e ajustar conforme a necessidade, alterando datas e prazos e se certificando que as demandas estão fluindo conforme o esperado.

• Visualizar a demanda da equipe e antever gargalos durante a semana.
• Ver rapidamente algum recurso com tarefas atrasadas
• Visualizar em qual tarefa um determinado executor está trabalhando no momento.
• Editar tarefas conforme a necessidade do gestor

O controle de esforço define o nível de detalhamento no planejamento de uma tarefa, referente ao esforço previsto e a duração em dias prevista. No processo diário de gestão de tarefas, esta informação impacta nas possibilidades de análise de capacidade vs demanda por executor.

Há duas formas de controle de esforço: ágil ou por etapa.

A qualquer momento o controle de esforço da tarefa pode ser alterado, mesmo depois de criada e iniciada.

Saiba mais em Comparação entre os métodos de controle de esforço: ágil e por etapa

Elementos da Rotina

Para ter um melhor entendimento sobre esta tela, é necessário entender os fundamentos em que ela foi idealizada. São eles:
Esforço previsto – É o tempo em horas e minutos previstos para executar uma tarefa por completo. Esta informação é utilizada na análise de produtividade e gestão de demandas de um executor, comparando ao final da tarefa o tempo que foi previsto e o que de fato foi realizado.
Carga horária diária – A carga horária diária determinada pela empresa.
Capacidade semanal – Ela será o limite de horas que a equipe idealmente trabalha na semana. Ela é calculada a partir da carga horária diária.
Tarefas

Overview da Rotina

Para facilitar o gerenciamento da sua equipe, em nosso quadro apresentamos:

• Coluna de executores – Executor das tarefas, podendo expandir suas tarefas com maiores detalhes
• Trabalhando em – mostra em qual tarefa o usuário está trabalhando no momento da consulta e seu apontamento.
• Total do esforço previsto / Total da carga horária padrão – Compara o total do esforço previsto das tarefas com o total da carga horária padrão
• Atrasadas – Mostra o total do esforço previsto das tarefas atrasadas
• Dias da semana – Mostra o esforço previsto / carga horária diária.

Fora isso, a rotina oferece o sistema de filtros para que o gestor possa ter uma visão personalizada. As datas são determinadas por semanas.

Entendendo o fluxo de informação

1. Usuário e expansão de detalhes – Clicando nesta coluna, você tem a possibilidade de acesso a detalhes de tarefas
2. Tarefa atual em progresso – Aparece a tarefa que está com apontamento aberto no momento da consulta. No detalhe é possível conferir o nome da tarefa, etapa atual, apontamento corrente e workspace.
3. Total do esforço previsto / Total da carga horária padrão – Mostrado em número decimal. Se o esforço extrapolar a capacidade semanal, a fonte estará em vermelho. Se o usuário passar o mouse por cima da coluna, é possível ver a comparação com a capacidade semanal.
4. Total do esforço previsto de tarefas atrasadas – Nesta coluna apresenta o esforço somado de todas as tarefas por etapa que estão em posse do executor. Como possivelmente estas tarefas podem exceder o limite semanal e estão atrasadas, o item é sempre disposto com fundo vermelho.
5. Esforço previsto / Carga horária padrão diária – A informação crucial para o gestor nas tomadas de decisão. Com ele é possível ver de uma só vez quem está acima da capacidade e atribuir tarefas futuras de acordo. Esta coluna é dividida entre os dias da semana e mostra o esforço previsto (círculo menor) em comparação a carga horária padrão do profissional (círculo maior). As cores são dispostas da seguinte forma:

                                         

• • Vermelho – Excedeu o limite da carga total diária. É aconselhável ajusta tarefas e datas desta data/executor.
  • Verde – Está abaixo ou no limite da quantidade de carga horária.

                                                           

Além disso, passando o mouse por cima do item, é possível visualizar o esforço realizado no dia. É possível clicar e ver detalhes sobre os apontamentos também.

Tarefas que possuem etapas com duração maiores que um dia terão o esforço rateado igualmente entre os dias de execução.

Exemplo: tarefa com etapa Planejamento com esforço previsto de 4 horas com 2 dias para execução. Para cada dia de execução serão considerado 2 horas de esforço.

A representação visual exibe o card da tarefa em todos os dias previstos de execução.

Acesse as tarefas para mais informações

Ao clicar na linha com o executor desejado, é possível visualizar mais detalhes sobre suas tarefas.

As tarefas são divididas por tipo de controle de esforço: Por etapa, o tipo de controle ideal para a utilização desta rotina, e Agéis, conforme abaixo. Nas tarefas ágeis, através do ícone (i) é possível visualizar o esforço previsto e realizado na tarefa.

                                                     

1. Nome da tarefa e etapa
2. Esforço previsto para a tarefa
3. Workspace

Também é possível visualizar a duração da tarefa ao longo dos dias por uma linha vermelha com origem na tarefa. Por exemplo: Se a tarefa tem duração do dia 17 até o dia 19, a linha tem extensão até o final do dia 19.

Leia Também

• Equilibre a carga de trabalho com a visão Workload
• Como usar o controle de esforço por etapa e a visão Workload
• Comparação entre os métodos de controle de esforço: ágil e por etapa
• Como ver as demandas de tarefas por executor para os próximos dias (workload)