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Rotina: Tipo de Tarefa

Ínicio Ajuda Rotina: Tipo de Tarefa

Índice

Objetivo da Rotina de Tipo de Tarefa

O tipo de tarefa é um facilitador que define o fluxo padrão de trabalho e outras informações iniciais para uma tarefa. Ao criar uma tarefa, basta informar o tipo de tarefa e diversas informações são aplicadas. Utilize esta rotina para consultar os tipos padrões do eKyte e para criar os tipos de tarefa personalizados para seus processos.

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Como utilizar

O eKyte oferece diversos tipos de tarefas pré-configurados. Estas configurações padrões não podem ser alteradas, mas cada empresa pode criar os próprios tipos de tarefa, inclusive duplicar os tipos de tarefa eKyte e ajustar. Estes fluxos servem para agilizar o processo e em alguns casos é necessário ajustar na própria tarefa as informações sugeridas.

Como acessar

Posicione o cursor sobre a opção “Tarefas” no menu superior e clique em “Tipo de Tarefa.

Atalho: https://app.ekyte.com/#/admin/type-tasks

Quem pode acessar

Administrador.

Ações permitidas

Adicionar, editar e excluir.

Como funciona

Navegação

Lista de Categoria

As categorias são fixas e não podem ser alteradas. Clique sobre a categoria para filtrar os respectivos tipos de tarefa. Automaticamente é aberta a segunda aba com os respectivos tipos de tarefa filtrados. Ao marcar as categorias e clicar na aba “tipos de tarefa”, todos registros são exibidos.

Filtro – Criado por

Ao entrar na rotina, exibe apenas os tipos de tarefas criados pela empresa. Utilize o filtro para exibir os tipos de tarefa padrões do eKyte também.

Classificação – Por ordem

As informações são listadas e ordenadas pelo campo “Ordem”, da mesma forma que são apresentadas na Rotina de Tarefas, na lista de seleção do tipo de tarefa.

Ação – Visualizar

Os tipos de tarefa padrões do eKyte não podem ser alterados. É possível apenas visualizar e duplicar, o que cria um novo tipo de tarefa vinculado a empresa, livre para ser ajustado e salvo.

Adicionar ou Editar – Aba Detalhes

Imagem

Insira uma imagem que remeta ao tipo de tarefa que está criando. Posteriormente a visualização da imagem pode auxiliar em buscas e filtros.

Título

Crie um nome que permita a identificação do tipo de tarefa. Siga o modelo eKyte ou adote uma nomenclatura própria. Se desejar identificar de uma forma mais fácil seus tipos de tarefa, utilize um prefixo. Exemplo: “[MEU] Construção de landing page”

Categoria

Selecione uma das categorias pré-definidas. Não é possível adicionar novas categorias. Ao selecionar um tipo de tarefa na criação da tarefa, a lista é agrupada pela categoria para facilitar a busca.

Mídia

Opcional. Selecione as mídias desejadas. Quando informada tarefa geradas a partir deste tipo de tarefa terão os canais correspondentes as mídias informadas vinculados automaticamente. Caso Workspace selecionada na criação não possua canal equivalente cadastro, este será desconsiderado.

Descrição da tarefa

Esta informação é sugerida na descrição da tarefa. Pode ser usada para orientar o executor, como checklist ou formulário para preenchimento. É opcional.

Exemplos:

Descrição para orientar a execução”Criação de landing page”:

- Utilizar o recurso de criação de landing page do RD Station. Veja os últimos templates utilizados, duplique e ajuste.

Descrição para orientar o briefing da “Criação de Capa de Rede Social”:

- Qual a imagem:
- Qual o texto:
- Quais redes devem ser alteradas:

Descrição com checklist para orientar a validação da “Manutenção de WebSite”:

- - Após alterações executar as validações:
    - Responsividade em Celular Android
    - Responsividade em Celular IOS
    - Testar performance na ferramenta do Google Insight Speed
    - Reler os textos alterados
    - Analisar Tags de SEO

Adicionar ou Editar – Aba Fluxo de Trabalho

Controle de esforço

O controle de esforço define o nível de detalhamento no planejamento de uma tarefa, referente ao esforço previsto e a duração em dias prevista. No processo diário de gestão de tarefas, esta informação impacta nas possibilidades de análise de capacidade vs demanda por executor.

Há duas formas de controle de esforço: ágil ou por etapa.

Ágil: método padrão do eKyte, duração e esforço são informados por tarefa. Mais fácil de planejar e gerir, menor visibilidade.
Por etapa: duração e esforço são informados por etapa da tarefa. Mais complexo para gerir, maior visibilidade. Melhor para tarefas maiores.

A qualquer momento o controle de esforço da tarefa pode ser alterado, mesmo depois de criada e iniciada.

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Ágil – Quando a etapa é concluída logo inicia a próxima. Menor visibilidade de alocação; menor custo de gestão; menor risco de paradas. Não é possível medir a carga de trabalho por profissional. Recomendado para equipes com tarefas rápidas e menos gestores.

Por Etapa – Cada etapa tem uma data prevista. Maior visibilidade de alocação; maior envolvimento na gestão; maior risco de paradas. Possível medir a carga de trabalho por profissional. Recomendado para equipes com tarefas maiores e mais poder de gestão.

Ao selecionar a opção Por Etapa, a Duração Dias e Esforço serão habilitadas em cada uma das etapas ativas, conforme abaixo. Dessa forma o gestor poderá ajustar as datas de cada etapa independentemente.

Duração dias

Esta informação é utilizada para calcular quantos dias antes da entrega desejada a tarefa precisa ser iniciada, com o objetivo de cumprir o prazo de conclusão.

É uma média, já que cada tarefa tem suas particularidades.

Deve-se considerar uma margem de segurança.Ao criar uma tarefa e informar sua data de entrega, a data da primeira etapa do fluxo de trabalho é calculada assim: Início da produção (data primeira etapa) = Data de entrega – Dias para concluir

O marketing digital tem um fluxo dinâmico, com várias etapas e que envolvem diversos profissionais. O tempo varia de uma tarefa varia de acordo a publicação ou ação que está sendo realizada.

O modelo de priorização do eKyte utiliza a lógica de iniciar a produção mais próximo possível da entrega desejada. Isto faz com que tarefas com menos tempo de entrega em relação ao prazo para execução sejam priorizadas na lista de trabalho.

A partir da hora que uma tarefa inicia, deve ser executada até o final, ou seja, uma etapa termina e já inicia a outra. Ao finalizar cada etapa, o próximo executor é alocado. Este fluxo é repetido até que a tarefa esteja concluída.Para que isto funcione é preciso informar quantos dias a tarefa precisa para iniciar e finalizar, sempre colocando uma margem de segurança, já que as tarefas podem ser parecidas, mas nunca iguais.

Esforço (previsto)

É o tempo em horas e minutos previstos para executar a tarefa por completo.

Esta informação é utilizada na análise de produtividade e gestão de demandas, para comparar o previsto e o realizado.

Ao informar o tipo de tarefa, a tarefa recebe esta informação como padrão inicial. Durante a criação da tarefa, após a sugestão deste valo padrão, é possível e comum ajustar conforme a realidade da tarefa.

NOTA: o esforço previsto em horas e o número de dias para conclusão (dias para iniciar) não são diretamente proporcionais. Uma tarefa pode levar 4 horas mas precisa ser iniciada 10 dias antes, por exemplo. Isto porque no fluxo da tarefa há tempos de espera, como a fila do designer, o tempo de aprovação do cliente, e todas as outras horas que a tarefa está aguardando para ser retomada no fluxo de trabalho.

Etapas

Quais etapas formam o fluxo de trabalho para este tipo de tarefa. O fluxo de trabalho do tipo de tarefa serve como sugestão para agilizar a criação de tarefas. Ao criar uma tarefa e selecionar o tipo de tarefa, este fluxo é automaticamente carregado, mas é possível personalizar. Veja como funciona.

As etapas são pré-definidas no eKyte, não é possível adicionar novas ou mudar nomenclatura. É possível habilitar ou desabilitar etapas. O fluxo de trabalho do marketing costuma seguir esta ordem, mas podem haver particularidades. Neste caso, utilize o fluxo como uma lista das opções e gerencie manualmente. Este conceito é uma forma de ser flexível sem tornar complexa a configuração.

Clique no ícone “verde” para ativar uma etapa, e no ícone “vermelho” para desativar.

O profissional responsável pela etapa é definida na Rotina: Equipes e Profissionais. Na tarefa, conforme a workspace e a etapa, o profissional é automaticamente sugerido com base na configuração em Equipes e Profissionais.

Na rotina de Controle de Tarefas é fácil alterar o fluxo, pois foi projetado especialmente para atender os desvios que ocorrem no dia a dia. É impossível prever todas as combinações de fluxo de trabalho, pois o formato, a mídia, os conhecimentos da equipe variam e criam situações imprevisíveis. Estas correções são feitas diretamente na tarefa.

O que significa cada etapa

De uma forma geral este é um fluxo completo no marketing digital, as etapas padrões do eKyte são semelhantes, veja a seguir o detalhamento de cada uma prevista no equipe.

Briefing

Orientação do que deve ser feito, qual objetivo e resultado esperado. Definido pelo cliente ou por quem gerou a demanda.

Profissionais relacionados: cliente externo (agência) ou interno (departamento de marketing digital), analista de marketing, analista de marketing digital,

Análise

Orientação de como deve ser feito, fruto do conhecimento de um especialista ou de pesquisa.

Profissionais relacionados: analista de marketing digital, assistente de marketing digital, analista de SEO, analista de CRO, coordenador de marketing digital, analista de mídia social.

Planejamento

Neste momento já se sabe o que será feito, então é hora de definir as próximas etapas seguintes, os responsáveis, esforço previsto e o cronograma. É responsabilidade de um líder de equipe de produção ou criação.

Profissionais relacionados: coordenador de marketing digital, líderes em geral.

Conceito

Direcionamento criativo, seguindo o que foi definido na análise, padrões da marca e da campanha. Guia a redação e a análise. Em alguns casos a análise já define o conceito e esta etapa pode ser ignorada.

Profissionais relacionados: analista de marketing digital, analista de mídia social, assistente de marketing digital, redator, designer.

Redação

Produção das chamadas de anúncio, textos para conteúdos e sites, roteiros para vídeos.

Profissionais relacionados: redator, assistente de marketing digital, analista de marketing digital, analista de mídia social.

Design

Criação de imagens, vídeos, marcas e layouts de sites, enfim, artes gráficas em geral.

Profissionais relacionados: designer, assistente de marketing digital.

Revisão – Criação

Validação do que foi criado nas etapas de redação e design, tanto em especificações técnicas e padrões da marca, quanto se atende o que foi definido no briefing, análise e conceito.

Profissionais relacionados: analista de marketing digital, assistente de marketing digital, coordenador de marketing, analista de SEO, analista de CRO, analista de mídia social.

Aprovação – Criação

Enviar as criações para o cliente avaliar e aprovar. O eKyte facilita esta operação com a rotina de colaboração, que envia mockups idênticos as mídias digitais para oferecer ao cliente a visualização final do criativo ou conteúdo.

Profissionais relacionados: cliente externo (agência) ou interno (departamento de marketing digital), analista de marketing digital.

Construção

Pode representar o desenvolvimento (programação) de páginas web ou aplicações, htmls e emails complexos, ou alguma outra forma mais técnica de criação.

Profissionais relacionados: programador, arquiteto de software, web designer, designer.

Revisão – Desenvolvimento

Validação do que foi construído, desenvolvido, nas etapa de construção, tanto em especificações técnicas e padrões da marca, quanto se atende o que foi definido no briefing, análise e conceito.

Profissionais relacionados: analista de marketing digital, assistente de marketing digital, coordenador de marketing.

Aprovação – Desenvolvimento

Enviar o que foi construído para o cliente avaliar e aprovar.

Profissionais relacionados: cliente externo (agência) ou interno (departamento de marketing digital), analista de marketing digital.

Configuração

Representa a preparação das tecnologias relacionadas para receber a publicação e permitir o monitoramento. Por exemplo, ajustar parâmetros em plataformas, criar contas em mídias, instalar pixel de rastreamento, configurar metas e eventos, instalar aplicações e plugins.

Profissionais relacionados: assistente de marketing digital, programador, analista de marketing digital, analista de mídia social.

Pré-publicação

Após concluir o processo criativo e ter a aprovação, é hora de iniciar a publicação. A pré-publicação é o passo de inserir o criativo na mídia destino, por exemplo, criar um post no blog, anúncio em rede social ou configurar um e-mail marketing. Neste etapa a publicação fica normalmente em rascunho, ainda não disponível.

Profissionais relacionados: assistente de marketing digital, analista de marketing digital, analista de mídia social.

Publicação

É a efetivação da publicação, ou seja, a liberação. Em alguns casos pode ser executada pelo próprio analista para validar a peça criada na plataforma destino.

Profissionais relacionados: analista de marketing digital, assistente de marketing digital, coordenador de marketing digital, analista de mídia social.

Divulgação

Criação de campanha patrocinada para a publicação, em mídias como Facebook Ads, Google Ads, Linkedin Ads, etc. Normalmente é feita pelo analista de marketing digital ou performance.

Profissionais relacionados: analista de marketing digital, analista de performance, assistente de marketing digital, coordenador de marketing digital, analista de mídia social.

Monitoramento

Acompanhamento do resultado da publicação, seja ela patrocinada ou orgânica. Avaliar seu desempenho, se não ocorreu erros, a reação do público, etc. Em alguns casos é comum ter uma tarefa específica com apenas esta etapa, para otimizar a campanha como um todo, e não publicação individualmente.

Profissionais relacionados: analista de marketing digital, analista de performance, assistente de marketing digital, coordenador de marketing digital, analista de mídia social, analista de SEO, analista de CRO.

Personalização do fluxo de etapas

Altere a sequência do fluxo de etapas, agilizando a gestão de demandas. Primeiramente, escolha as etapas que farão parte do fluxo da tarefa e na sequência, segure e arraste os cards de acordo com a necessidade do seu time.

Posteriormente, ao criar uma tarefa usando esse tipo de tarefa, o fluxo será aberto na personalização salva.

Adicionar ou Editar – Formulários

Vincule formulários aos tipos de tarefa. Após configuração, demandas criadas terão formulários adicionados automaticamente.

Exemplo: numa tarefa de criação com anúncio, é possível padronizar que a tarefa seja criada com um formulário de Facebook Ads e também um formulário de Stories/Reels.

Regra válida para criação de tarefas avulsas, via projetos/modelos de projetos e ao planejar campanhas.