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Agências digitais tem ritmo acelerado no departamento financeiro, e sua eficiência é fator decisivo no resultado e até mesmo na satisfação dos clientes.

Confira este guia prático feito por especialistas na área, e aprenda a organizar processos, recursos e tecnologias para as finanças da sua agência de marketing digital.

BASEADO EM EXPERIÊNCIAS REAIS.

Quem são os responsáveis pelo financeiro

Para iniciar defina claramente quem será o analista financeiro responsável pela operação, e quem será o gestor. Se a empresa tiver vários sócios, apenas um deve ser o líder financeiro. É comum algumas agências deixarem este papel para vários sócios ao mesmo tempo, por medo de atritos. Fuja disso!! O analista financeiro deve responder a um líder, e este por sua vez se reporta aos demais gestores e sócios.

Caso a equipe financeira não tenha demanda para pessoa trabalhar exclusivamente no financeiro, poderá ajudar em tarefas do marketing digital, como revisão de texto, teste de sites, atividades comerciais e demais demandas da equipe. Esta situação é comum em agências iniciantes, e também quando o processo já está bem automatizado.

Processos de contas a pagar, receber e faturamento

Tecnologia e organização

Para a gestão financeira é essencial que se possua cadastro de todas as contas a serem pagas e os valores a se receber. Pode ser utilizado uma planilha simples de Excel para iniciar, mas o ideal é uma ferramenta de controle financeiro. Uma boa opção é ContAzul, tem ótimo custo benefício e boa usabilidade. Porém existem outras opções similares como Nibo e Quickbooks, entre outras.

Rotinas de Contas a pagar

São passos simples e importantes para seja possível se ter uma visão do fluxo de caixa.

• Anotar as contas a serem pagas de acordo com a data de vencimento.
• Classificar de acordo com o tipo de despesa. Exemplo: Conta de luz, categorizada como “Instalações”. A classificação possibilitará a análise dos gastos divididos em suas respectivas categorias.
• Verificar diariamente as contas a serem pagas e dar baixa nas contas pagas para evitar duplicidade
• Semanalmente, de preferência no início da semana, analisar as contas a serem pagas para que possa prever como estará o caixa e tomar as medidas necessárias.
• Conciliar os pagamentos com o extrato bancário.

Rotinas de Contas a receber

Sem a gestão de contas a receber a agência fica no “escuro”. A gestão de recebimentos em agências atende dois tipos de demanda: fees (mensalidade) e projetos. É necessário que o comercial esteja alinhado com o financeiro para que nenhuma demanda deixe de ser faturada. Esta comunicação deve ser efetiva no lançamento dos movimentos.

Para um controle efetivo estabeleça um processo similar a este:

• Separar o clientes com fees (mensalidades) e cadastrar todos lançamentos para o período do contrato.
• Separar os projetos e atentar para a data de entrega. Geralmente a última parcela de um projeto é paga após a conclusão. Deve-se criar anotações no lançamento para entender este tipo de acordo.

A cobrança de inadimplência é uma das partes mais desafiadoras do contas a receber, pois é um momento delicado para ambos os lados. Os vencimentos, prazos, juros devem ser estipulados desde o primeiro momento, para que não ocorram surpresas. Defina datas para cobrar valores em atraso, por exemplo: um dia após o vencimento e como será feito o contato. Vale separar também um horário exclusivamente para fazer esta gestão, pois cada caso deverá ser tratado de forma isolada.

Faturamento

Feita a gestão de contas a receber, é possível se programar para emitir o faturamento propriamente dito, que consiste em gerar os meios de recebimento. Pode ser feito através de faturas, notas fiscais, boletos, cartões. Para auxiliar na emissão do faturamento você pode utilizar os seguintes sistemas:

Boletos

• Emissor de boletos de próprio banco ou via sistema de gestão
• Organiza em um sistema financeiro. Exemplo: ContAzul, Nibo, Quickbooks
• Ou plataforma de recebimentos. Exemplo: Pagseguro, Stone, Bcasch, Asaas

Cartão de Crédito

• Plataformas de recebimento: Exemplo: Pagseguro, Stone, Bcasch, Asaas
• Sistema financeiro: Exemplo ContAzul

Dica: Alguns sistemas financeiros já possuem a opção de integração com meios de recebimento de cartão de crédito.

Nota fiscal

• Prefeitura: Você pode emitir diretamente pelo sistema da Prefeitura
• Ou integrar, que é o ideal, via sistemas financeiros. Exemplo: ContAzul, Nibo, Quickbooks

Vendas internacionais

• Plataforma de recebimento. Exemplo: Paypal e Remessa Online

Terceirização

Alguns processos podem ser terceirizados, considerando que para pequenas e médias agências muitas vezes não faz sentido internalizar segmentos como RH, Contabilidade e até mesmo o financeiro como um todo. Ambos demandam conhecimentos específicos e profissionais especialistas em suas áreas.

Ao terceirizar, o financeiro repassa as informações para a empresa responsável, como por exemplo horas a serem pagas na folha, atestados recebidos, extratos bancários, movimentação bancária. A empresa retorna os documentos prontos e fica como responsabilidade do financeiro a conferencia dos documentos e a sequencia dos processos.

Além disto, questões específicas como tipo de tributação, código de serviços, impostos retidos e declarações são muito técnicas e podem causar um impacto enorme se aplicados da maneira incorreta, por este motivo é indispensável que se tenha um bom suporte de pessoas especialistas.

Muitas empresas que terceirizam este trabalho, possuem todas essas funções integradas. Isto além de economizar tempo, evita erros e retrabalho.

Em tempo, há também empresas que terceirizam o financeiro, em serviços de BPO financeiro.

A Luz & Oliveira é um exemplo de empresa de contabilidade que conta também com a terceirização do financeiro.

Antes de contratar a empresa terceira, confira se tem clientes no seu segmento, e se está preparado para atender as demandas fiscais na sua cidade.

Dados e Relatórios

Uma das partes mais importantes da área financeira é a análise dos números e indicadores da agência: despesas recorrentes e extras, receita e pagamentos, custo com pessoal e inadimplência.

É com base nos dados obtidos que é possível se antecipar a problemas, planejar financeiramente e definir investimentos futuros.

Alguns relatórios mais utilizados:

• Fluxo de caixa: valores de entrada e saída de caixa. Com base no saldo final e inicial é possível fazer uma projeção futura.
• Pagamentos feitos de acordo com categoria de despesa. Exemplo: Água, Luz, Folha de pagamento.
• Valores recebidos de acordo com tipo de recebimento. Exemplo: Fee, projetos.
• Orçado x Realizado. Pode ser feito por período diário, semanal, mensal, anual. Varia de acordo com a necessidade de acompanhamento e planejamento.

Conclusão

O financeiro faz parte do processo de atendimento ao cliente, e deve seguir regras de cordialidade. Assim que estiver bem estruturado, será possível suportar um crescimento da demanda sem ampliar proporcionalmente a equipe financeira.

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